Ein Product Information Management (PIM) System ist die zentrale Datenplattform für alle Produktinformationen – von Beschreibungen über technische Daten bis zu Bildern und Übersetzungen. Für E-Commerce-Unternehmen mit wachsenden Produktkatalogen und Multichannel-Anforderungen wird ein PIM zum unverzichtbaren Werkzeug. Dieser Leitfaden zeigt, wann sich die Einführung lohnt, welches System passt und wie die Integration gelingt.
Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System ist eine Software zur zentralen Verwaltung aller Produktinformationen. Es dient als "Single Source of Truth" – eine einzige, verbindliche Datenquelle für alle angebundenen Systeme, Abteilungen und Vertriebskanäle. Statt Produktdaten in Excel-Listen, ERP-System, Shop und Katalog parallel zu pflegen, erfolgt die Verwaltung an einem zentralen Ort.
Zentrale Datenhaltung
Alle Produktinformationen an einem Ort: Beschreibungen, Preise, Bilder, Übersetzungen, technische Daten.
Multichannel-Ausgabe
Automatische Verteilung an Webshop, Marktplätze (Amazon, eBay), Kataloge, POS und Mobile Apps.
Datenqualität
Validierung, Vollständigkeitsprüfung und konsistente Daten über alle Kanäle hinweg.
Das ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics, JTL) bleibt die Quelle für Preise, Bestände und Aufträge. Das PIM ergänzt das ERP um Marketing-relevante Produktinformationen wie Beschreibungen, Bilder, Videos und kanalspezifische Anpassungen.
Wann braucht Ihr Unternehmen ein PIM?
Nicht jeder Online-Shop benötigt ein PIM-System. Die Einführung lohnt sich ab einer bestimmten Komplexität. Sana Commerce empfiehlt ein PIM ab 15.000 Produkten. Aber auch andere Faktoren spielen eine Rolle:
- Produktanzahl: Mehr als 5.000-15.000 SKUs im Sortiment
- Multichannel: Vertrieb über Webshop + Marktplätze + Print/Katalog
- Internationalisierung: Mehrsprachige Produktdaten für verschiedene Märkte
- Komplexe Produkte: Viele Varianten, technische Spezifikationen, Zubehör
- Häufige Updates: Regelmäßige Preisänderungen, Sortimentswechsel, Saison
- Team-Größe: Mehrere Personen pflegen Produktdaten
- Datenqualitätsprobleme: Inkonsistenzen zwischen Kanälen, Fehler in Produktbeschreibungen
Unternehmen mit PIM-System erreichen eine 80% schnellere Time-to-Market für neue Produkte (Pimberly). Die Automatisierung reduziert manuelle Arbeit erheblich und minimiert Fehler bei der Produktdatenpflege.
Akeneo vs. Pimcore: Der Systemvergleich
Die beiden führenden Open-Source-PIM-Systeme sind Akeneo und Pimcore. Beide basieren auf PHP/Symfony und bieten kostenlose Community Editions. Die Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab.
| Merkmal | Akeneo | Pimcore |
|---|---|---|
| Fokus | Reines PIM | PIM + DAM + MDM + CDP |
| Marktanteil | 6,76% (6sense) | 41,17% (6sense) |
| Kunden weltweit | ~1.005 | ~6.120 |
| Benutzerfreundlichkeit | Sehr hoch | Mittel (technischer) |
| Editionen | Community, Growth, Enterprise | Community, Enterprise, Cloud |
| DAM integriert | Nein (Add-on) | Ja (nativ) |
| Implementierungsaufwand | Gering-Mittel | Mittel-Hoch |
| Ideal für | Schneller Start, Marketing-Fokus | Komplexe Anforderungen, Enterprise |
| Referenzkunden | Sephora, Auchan | Audi, IKEA, Burger King |
Akeneo: Der Spezialist
Akeneo ist ein spezialisiertes PIM-System mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung. Die intuitive Oberfläche ermöglicht es auch Marketing-Teams ohne technisches Know-how, Produktdaten effizient zu pflegen. Der umfangreiche Marketplace bietet fertige Konnektoren für Shopware, WooCommerce, Magento und ERP-Systeme.
- Stärken: Intuitive UI, schnelle Implementierung, fertiger Marketplace
- Schwächen: Kein integriertes DAM, weniger flexibel bei Sonderanforderungen
- Ideal für: Mittelstand mit Marketing-Fokus und standardisierten Anforderungen
Pimcore: Die Enterprise-Plattform
Pimcore geht über reines PIM hinaus und vereint Product Information Management, Digital Asset Management (DAM), Master Data Management (MDM) und Customer Data Platform (CDP) in einer Plattform. Die höhere Flexibilität erfordert mehr technisches Know-how und Implementierungsaufwand.
- Stärken: All-in-One-Plattform, hohe Flexibilität, Enterprise-ready
- Schwächen: Komplexere Implementierung, steile Lernkurve
- Ideal für: Enterprise mit komplexen Anforderungen, Omnichannel, Multi-Brand
Neben Akeneo und Pimcore gibt es weitere PIM-Systeme wie Ergonode (Open Source, modern), inRiver (SaaS, Enterprise), Salsify (SaaS, US-fokussiert), Perfion (für Microsoft Dynamics) und AtroPIM (Open Source). Die Wahl hängt von Budget, technischer Kompetenz und spezifischen Anforderungen ab.
PIM-Integration mit Shopware
Die Integration eines PIM-Systems mit Shopware 6 erfolgt über API-Schnittstellen, Plugins oder Middleware-Lösungen. Ziel ist ein bidirektionaler Datenaustausch: Produktdaten fließen vom PIM in den Shop, während Kategoriestrukturen und ggf. Bestandsdaten synchronisiert werden.
# Beispiel: PIM → Shopware Datenfluss
pim_sync:
source: pimcore
target: shopware6
entities:
products:
sync_direction: pim_to_shop
fields:
- name
- description
- ean
- manufacturer
- properties
- media
categories:
sync_direction: bidirectional
fields:
- name
- description
- parent_id
prices:
sync_direction: erp_to_shop # Preise aus ERP
schedule:
full_sync: "0 2 * * *" # Täglich 2:00 Uhr
delta_sync: "*/15 * * * *" # Alle 15 MinutenIntegrationsmethoden
Plugin/Konnektor
Fertige Plugins für Akeneo und Pimcore im Shopware Store. Schnellste Implementierung.
API-Integration
Direkte Anbindung über Shopware REST/GraphQL API. Maximale Flexibilität, aber Entwicklungsaufwand.
Middleware/iPaaS
Zwischenschicht für komplexe Integrationsszenarien mit ERP, PIM und mehreren Shops.
Sync-Strategien
Bei der PIM-Shop-Integration müssen Sie entscheiden, ob Produktänderungen in Echtzeit oder batch-basiert übertragen werden:
- Real-Time Sync: Änderungen im PIM werden sofort im Shop sichtbar. Ideal für schnelllebige Sortimente.
- Batch Sync: Änderungen werden gesammelt und zu definierten Zeitpunkten übertragen (z.B. nachts). Weniger Systemlast.
- Delta Sync: Nur geänderte Produkte werden übertragen. Effizient bei großen Katalogen.
- Full Sync: Kompletter Katalog wird regelmäßig abgeglichen. Sicherster Ansatz, aber ressourcenintensiv.
PIM und ERP-Integration
Ein PIM-System arbeitet nicht isoliert, sondern bezieht Stammdaten aus dem ERP-System und liefert angereicherte Produktdaten an Vertriebskanäle. Die Integration mit SAP Business One, Microsoft Dynamics oder JTL-Wawi ist entscheidend für den Erfolg.
Typische Datenflüsse:
- ERP → PIM: Artikelnummer, EAN, Basispreise, Bestandsinformationen
- PIM → Shop/Marktplätze: Beschreibungen, Bilder, Videos, Übersetzungen, SEO-Texte
- Shop → ERP: Bestellungen, Kundendaten (über separate Integration)
Vor der PIM-Einführung muss geklärt werden, welches System für welche Daten führend ist. Preise und Bestände stammen typischerweise aus dem ERP, Marketing-Inhalte aus dem PIM. Konflikte entstehen, wenn beide Systeme dieselben Felder pflegen.
Implementierungs-Checkliste
Die Einführung eines PIM-Systems ist kein reines IT-Projekt, sondern erfordert die Beteiligung von Marketing, E-Commerce, Product Management und IT. Folgende Schritte führen zum Erfolg:
Phase 1: Analyse & Zielsetzung
- Konkrete, messbare Ziele definieren (z.B. 50% weniger Pflegeaufwand, 30% schnellere Time-to-Market)
- Aktuelle Datenquellen dokumentieren (ERP, Excel, Shop, Lieferanten)
- Datenqualitätsprobleme identifizieren
- Ausgabekanäle definieren (Webshop, Amazon, eBay, Katalog, POS)
- Stakeholder aus allen betroffenen Abteilungen einbinden
Phase 2: Systemauswahl
- Anforderungskatalog erstellen
- Shortlist mit 2-3 Systemen (z.B. Akeneo, Pimcore, Ergonode)
- Demos und Proof of Concept durchführen
- Total Cost of Ownership (TCO) berechnen (Lizenz, Implementierung, Betrieb)
- Implementierungspartner evaluieren
Phase 3: Datenmodellierung
- Produktattribute definieren (Pflichtfelder, optionale Felder)
- Kategoriestruktur festlegen
- Attributgruppen und -familien definieren
- Validierungsregeln erstellen (z.B. EAN-Format, Mindestlänge Beschreibung)
- BMEcat- oder ETIM-Klassifikation prüfen (für B2B)
Phase 4: Datenmigration
- Bestehende Daten bereinigen und harmonisieren
- Import-Mappings erstellen
- Testmigration mit Subset durchführen
- Datenqualität nach Migration prüfen
- Vollständige Migration durchführen
Phase 5: Integration & Rollout
- ERP-Integration aufsetzen (SAP, Dynamics, JTL)
- Shop-Integration konfigurieren (Shopware, WooCommerce, Magento)
- Marktplatz-Anbindungen einrichten (Amazon, eBay, OTTO)
- User-Rollen und Berechtigungen definieren
- Mitarbeiter-Schulungen durchführen
- Schrittweiser Rollout (erst Produktkategorie, dann gesamt)
Ein schrittweiser Rollout reduziert Risiken. Starten Sie mit einer Produktkategorie oder Region, testen Sie Prozesse und verfeinern Sie Workflows, bevor Sie auf den gesamten Katalog ausweiten.
Kosten und ROI eines PIM-Systems
Die Kosten für ein PIM-System setzen sich aus Lizenzkosten, Implementierung und laufendem Betrieb zusammen. Open-Source-Lösungen wie Akeneo Community oder Pimcore Community sind lizenzfrei, erfordern aber Hosting und Entwicklungsaufwand.
| Kostenart | Open Source | SaaS/Enterprise |
|---|---|---|
| Lizenz (Jahr) | 0 € | 10.000-100.000+ € |
| Implementierung | 20.000-80.000 € | 30.000-150.000+ € |
| Hosting (Jahr) | 3.000-12.000 € | In Lizenz enthalten |
| Wartung (Jahr) | 5.000-15.000 € | In Lizenz enthalten |
| Total Year 1 | 28.000-107.000 € | 40.000-250.000+ € |
| Total Year 2-5 (p.a.) | 8.000-27.000 € | 10.000-100.000+ € |
Die genannten Zahlen sind Richtwerte aus typischen Projekten. Die tatsächlichen Kosten variieren stark je nach Produktanzahl, Komplexität der Datenstrukturen, Anzahl der Ausgabekanäle und individuellen Anpassungen. Für eine realistische Einschätzung empfehlen wir eine individuelle Beratung.
ROI-Faktoren
- Zeitersparnis: 80% schnellere Produkteinführung (Pimberly), weniger manuelle Datenpflege
- Fehlerreduktion: Weniger Retouren durch korrekte Produktinformationen
- Umsatzsteigerung: Bessere Produktpräsentation = höhere Conversion
- Skalierbarkeit: Einfachere Expansion auf neue Märkte und Kanäle
- Compliance: Einfachere Erfüllung von Anforderungen wie Digital Product Passport (DPP)
Häufige Fragen zur PIM-Einführung
Als Faustregel empfehlen Experten ein PIM ab 5.000-15.000 Produkten. Aber auch kleinere Kataloge profitieren bei komplexen Produkten (viele Varianten, Attribute), Multichannel-Vertrieb oder häufigen Updates. Die Entscheidung hängt weniger von der reinen Anzahl als von der Komplexität der Produktdatenpflege ab.
Es gibt kein universell besseres System. Akeneo eignet sich für Unternehmen, die ein spezialisiertes, benutzerfreundliches PIM mit schneller Implementierung suchen. Pimcore ist die Wahl für Enterprise-Anforderungen, komplexe Datenmodelle und den Bedarf an integriertem DAM. Wir beraten Sie gerne bei der Systemauswahl.
Die Dauer variiert stark je nach Umfang. Eine einfache Akeneo-Implementation mit Standard-Shop-Anbindung kann in 8-12 Wochen abgeschlossen sein. Komplexe Pimcore-Projekte mit ERP-Integration, Datenmigration und Multichannel-Anbindung erfordern typischerweise 4-12 Monate. Ein phased Rollout reduziert Risiken.
Ja, die ERP-Integration ist ein Kernbestandteil jeder PIM-Einführung. Sowohl Akeneo als auch Pimcore bieten Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics, JTL-Wawi und anderen Systemen. Die Integration kann über APIs, Middleware oder fertige Konnektoren erfolgen.
Das hängt vom gewählten PIM ab. Pimcore bringt ein integriertes Digital Asset Management mit. Bei Akeneo ist DAM ein kostenpflichtiges Add-on oder Sie nutzen ein separates DAM-System. Für umfangreiches Bildmaterial und Videos ist ein professionelles DAM empfehlenswert.
Die Kosten variieren stark. Open-Source-Lösungen (Akeneo Community, Pimcore Community) sind lizenzfrei, erfordern aber Implementierung (20.000-80.000 €) und laufendes Hosting/Wartung (8.000-27.000 €/Jahr). Enterprise-Versionen mit SaaS-Modell beginnen bei 10.000-30.000 €/Jahr Lizenzkosten plus Implementierung.
PIM als Fundament für E-Commerce-Wachstum
Ein PIM-System ist für wachsende E-Commerce-Unternehmen kein Luxus, sondern strategische Notwendigkeit. Die zentrale Verwaltung aller Produktinformationen spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht die effiziente Bespielung aller Vertriebskanäle. Mit der richtigen Systemauswahl – ob Akeneo für schnellen Start oder Pimcore für Enterprise-Anforderungen – und einer durchdachten Implementierung schaffen Sie das Fundament für skalierbares Wachstum.
Als Experten für E-Commerce-Lösungen und Systemintegration unterstützen wir Sie bei der PIM-Auswahl, Implementierung und Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.
Dieser Artikel basiert auf Daten von: 6sense (Marktanteile), Pimberly (Time-to-Market), Sana Commerce (Produktanzahl-Empfehlung), Basecom (Akeneo vs. Pimcore Vergleich), Unit-M (Implementierungs-Checkliste). Die genannten Zahlen können je nach Quelle und Zeitpunkt variieren.