B2B Self-Service-Portal mit Shopware 6 aufbauen

B2B-Einkäufer erwarten 2026 eine B2C-ähnliche User Experience – rund um die Uhr, digital und ohne Wartezeit. 73% der B2B-Kaufentscheider sind inzwischen Millennials oder Gen Z (Forrester), und sie bringen klare Erwartungen an Self-Service mit. In diesem technischen Guide zeigen wir, wie Sie mit Shopware 6 ein leistungsfähiges B2B Self-Service-Portal aufbauen – von Kundengruppen über Staffelpreise bis zu Budget-Freigabe-Workflows.

Warum B2B Self-Service 2026 entscheidend ist

Der B2B-Vertrieb hat sich grundlegend verändert. Während unser Artikel zur B2B-Digitalisierung im Vertrieb den strategischen Rahmen beschreibt, fokussieren wir hier auf die technische Umsetzung konkreter Self-Service-Funktionen in Shopware 6.

Die Zahlen sind eindeutig: Laut Gartner werden bis Ende 2026 80% aller B2B-Interaktionen über digitale Kanäle stattfinden (Gartner Future of Sales). Gleichzeitig zeigt eine Sana-Commerce-Studie, dass 75% der B2B-Einkäufer den Anbieter wechseln würden, wenn ein Wettbewerber ein besseres digitales Erlebnis bietet (Sana Commerce). Und es geht nicht nur um kleine Bestellungen: 39% der B2B-Entscheider sind bereit, Aufträge über 500.000 USD rein digital zu platzieren (McKinsey).

B2B Components vs. B2B Suite: Die richtige Basis wählen

Shopware verfolgt seit 2025 einen neuen Ansatz: Die klassische B2B Suite wird schrittweise durch modulare B2B Components ersetzt, die direkt in den Shopware-Core integriert sind. Ab Shopware 6.8 wird die B2B Suite nicht mehr unterstützt (Shopware Docs).

Für neue B2B-E-Commerce-Projekte empfehlen wir den Einsatz der B2B Components. Sie bieten maximale Flexibilität und werden von Shopware aktiv weiterentwickelt. Bestehende B2B-Suite-Installationen sollten zeitnah migriert werden. Shopware wurde zudem als Visionary im Gartner Magic Quadrant for Digital Commerce 2025 ausgezeichnet – ein zusätzliches Signal für die strategische Eignung der Plattform im B2B-Bereich.

Kundengruppen und individuelle Preise einrichten

Das Herzstück jedes B2B-Portals sind kundenindividuelle Preise. Im Shopware 6 lassen sich komplexe Preisstrukturen über den Rule Builder ohne eine Zeile Code abbilden:

Der Rule Builder ermöglicht es, Preisregeln flexibel zu definieren – beispielsweise einen automatischen 10%-Rabatt für Bestellungen über 100 Einheiten oder gestaffelte Stückpreise, die ab 500 Einheiten greifen. Die Kombination mit ERP-Schnittstellen sorgt dafür, dass Rahmenvertragspreise und Sonderkonditionen stets aktuell sind.

Schnellbestellung per SKU und CSV-Upload

Für erfahrene B2B-Einkäufer, die ihre Artikelnummern kennen, ist die Schnellbestellfunktion unverzichtbar. Laut McKinsey möchten nur 15% der B2B-Einkäufer bei Nachbestellungen mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen (McKinsey). Wir entwickeln dafür individuelle Quick-Order-Lösungen auf Basis von Shopware 6.

• SKU-Direkteingabe – Artikelnummer und Menge eingeben, direkt in den Warenkorb
• CSV/XLS-Upload – Bestelllisten aus dem ERP hochladen und den Warenkorb automatisch befüllen
• Schnellsuche mit Autovervollständigung – Artikelnummer oder Produktname eingeben, Vorschläge erhalten
• Bestelllisten speichern – Häufig bestellte Sortimente als Vorlage ablegen
• Copy & Paste aus Tabellen – SKUs direkt aus Excel oder dem ERP-System einfügen

Erfahrungsgemäß reduziert die Schnellbestellung die durchschnittliche Bestellzeit von mehreren Minuten auf unter 30 Sekunden – besonders bei Nachbestellungen mit bekanntem Sortiment. Das entlastet gleichzeitig den Vertrieb von Routineaufgaben. Ein Distributor für Industriebedarf berichtete, dass nach Einführung der CSV-Upload-Funktion über 60% aller Bestellungen ohne jeglichen manuellen Eingriff des Vertriebsteams abgewickelt wurden.

Budget- und Freigabe-Workflows konfigurieren

In vielen B2B-Unternehmen dürfen nicht alle Mitarbeiter uneingeschränkt bestellen. Budget-Limits und Genehmigungsprozesse sind essenziell – und mit den Shopware B2B Components direkt im System abbildbar. Gerade bei größeren Organisationen mit dezentralem Einkauf verhindern klare Freigabeprozesse unkontrollierte Ausgaben und schaffen Transparenz für das Controlling.

1. Rollen und Berechtigungen definieren – Einkäufer, Abteilungsleiter, Geschäftsführung mit unterschiedlichen Rechten
2. Budget-Limits pro Mitarbeiter oder Abteilung – Monatliche oder quartalsweise Obergrenzen festlegen
3. Freigabe-Workflow einrichten – Bestellungen über einem Schwellenwert erfordern Genehmigung durch Vorgesetzte
4. E-Mail-Benachrichtigungen – Automatische Alerts bei Freigabeanfragen und Budget-Auslastung
5. Audit-Trail – Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Bestellungen und Freigaben

Bestell-Historie und Nachbestellfunktion

Die vollständige Auftragshistorie im Kundenportal ist für B2B-Einkäufer eine der meistgenutzten Self-Service-Funktionen. Sie spart Rückfragen beim Vertrieb und ermöglicht effizientes Wiedereinkaufen:

Die Nachbestellfunktion ist besonders wertvoll: Laut Dimension Data bevorzugen 73% der Geschäftskunden das Self-Service-Portal gegenüber anderen Kanälen (Dimension Data). In Kombination mit gespeicherten Bestelllisten und der Schnellbestellung per SKU entsteht ein hocheffizienter Einkaufsprozess.

Kontoverwaltung und Mitarbeiter-Management

Ein professionelles B2B Self-Service-Portal ermöglicht es Ihren Geschäftskunden, ihre Konten eigenständig zu verwalten. Das reduziert den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten erheblich – typischerweise um 30-50% im Kundenservice (Reveation/BigCommerce).

• Mitarbeiterkonten verwalten – Neue Einkäufer anlegen, deaktivieren oder Rollen zuweisen
• Lieferadressen pflegen – Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Standardadressen
• Zahlungsmethoden hinterlegen – Kauf auf Rechnung, SEPA, Kreditkarte pro Organisationseinheit
• Kostenstellen zuordnen – Bestellungen für interne Verrechnung zuweisen
• Angebote einsehen und annehmen – Quote Management direkt im Portal

Die Kombination aus Rollen, Berechtigungen und Organisations-Einheiten bildet selbst komplexe Unternehmensstrukturen ab. Ein Großkunde mit mehreren Niederlassungen kann so pro Standort eigene Einkäufer, Budgets und Lieferadressen verwalten – vollständig im Self-Service. Das Ergebnis: Ihre Geschäftskunden agieren autonom, während Sie die volle Kontrolle über Konditionen und Zugriffsrechte behalten.

ERP-Integration als Rückgrat des Portals

Ein B2B Self-Service-Portal entfaltet seinen vollen Nutzen erst mit einer durchdachten ERP-Anbindung. Echtzeitdaten zu Beständen, Preisen und Lieferterminen sind für B2B-Einkäufer nicht optional, sondern Voraussetzung. Unser Guide zur ERP-Integration mit Shopware und SAP behandelt die technischen Details im Einzelnen.

Wir integrieren alle gängigen ERP-Systeme: SAP Business One, Microsoft Dynamics und JTL-Wawi. Die API-first-Architektur von Shopware 6 ermöglicht dabei eine saubere Trennung zwischen Shop-Logik und ERP-Daten. Seit Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland schrittweise in Kraft – Shopware unterstützt das ZUGFeRD-Format nativ, sodass Ihre Geschäftskunden konforme Rechnungen direkt aus dem Portal herunterladen können.

ROI: Was ein Self-Service-Portal konkret einspart

Die Investition in ein B2B Self-Service-Portal zahlt sich in der Regel innerhalb von 12-18 Monaten aus (BigCommerce). Die Einsparungen verteilen sich auf mehrere Bereiche:

In einer Fallstudie konnte ein Distributor durch Automatisierung 11.000 Stunden Dateneingabe pro Jahr einsparen – das entspricht sechs Vollzeitkräften (AHP Dental/BigCommerce). Unternehmen, die E-Commerce einführen, berichten von durchschnittlich 41% mehr Umsatz (Digital Commerce 360), wobei die Zahlen je nach Branche und Ausgangslage variieren. Besonders bemerkenswert: 65% der B2B-Einkäufer sind bereit, mehr für Anbieter zu zahlen, die starke digitale Fähigkeiten bieten (Sana Commerce) – ein Self-Service-Portal ist damit nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein messbarer Umsatztreiber.

Praxis-Beispiel: Automotive B2B-Portal

Ein typisches Anwendungsszenario für ein B2B Self-Service-Portal ist der Kfz-Teilehandel: Werkstätten und Großhändler benötigen einen Fahrzeugselektor, um über Hersteller, Modell und Baujahr die passenden Ersatzteile zu finden – kombiniert mit kundenindividuellen Großhandelskonditionen und Staffelpreisen. In Deutschland werden B2B-Online-Transaktionen bis 2026 voraussichtlich die Marke von 465 Milliarden Euro überschreiten (Mordor Intelligence), und der Automotive-Aftermarket gehört dabei zu den Branchen mit dem stärksten Digitalisierungsdruck.

Implementierung: Schritt für Schritt zum B2B-Portal

Der Aufbau eines B2B Self-Service-Portals mit Shopware 6 ist ein Projekt, das sorgfältige Beratung und Konzeption erfordert. Basierend auf unserer Erfahrung mit B2B-Projekten empfehlen wir folgende Phasen:

1. Anforderungsanalyse (2-3 Wochen) – Bestehende Prozesse dokumentieren, Kundengruppen definieren, Preisstrukturen und Freigabe-Workflows festlegen
2. Konzeption und Architektur (2-4 Wochen) – Systemarchitektur, ERP-Schnittstellen-Design, Rollenkonzept und Datenmodell ausarbeiten
3. Shopware-Setup und B2B Components (3-4 Wochen) – Grundinstallation, Kundengruppen, Preisregeln, Quick-Order und Organisations-Einheiten konfigurieren
4. ERP-Integration (4-8 Wochen) – Bidirektionale Synchronisation von Preisen, Beständen, Kundendaten und Bestellungen implementieren
5. Frontend-Anpassung und Testing (3-4 Wochen) – Individuelle Programmierung des Kundenportals, Usability-Tests mit echten B2B-Kunden
6. Go-Live und Onboarding (2-3 Wochen) – Pilotphase mit ausgewählten Kunden, Schulung des Vertriebsteams, schrittweiser Rollout

Migration auf die neuen B2B Components

Wenn Sie bereits die Shopware B2B Suite nutzen, ist eine Migration auf die neuen B2B Components ratsam – spätestens vor dem Upgrade auf Shopware 6.8. Unser Shopware-Migrations-Leitfaden bietet eine allgemeine Orientierung. Für die B2B-Suite-Migration sind folgende Punkte besonders relevant:

• Feature-Mapping erstellen – Welche Suite-Features nutzen Sie aktiv? Welche B2B Components decken sie ab?
• Organisations-Einheiten nutzen – Bilden Sie bestehende Unternehmensstrukturen in der neuen Architektur ab
• Quote Management migrieren – Angebotsprozesse auf das neue integrierte System umstellen
• Customizations prüfen – Individuelle Anpassungen der B2B Suite auf Kompatibilität mit den Components testen
• Testphase einplanen – Parallelbetrieb empfohlen, bevor die Suite vollständig abgelöst wird

Häufig gestellte Fragen

Ob Sie ein neues B2B-Portal aufbauen oder Ihre bestehende Lösung auf die neuen Shopware B2B Components migrieren möchten – wir begleiten Sie von der strategischen Konzeption bis zum Go-Live und darüber hinaus. In Deutschland liegt das Wachstumspotenzial im B2B-E-Commerce bei einem CAGR von über 15% bis 2030 (Mordor Intelligence) – der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist jetzt.