B2B-Einkäufer erwarten 2026 eine B2C-ähnliche User Experience – rund um die Uhr, digital und ohne Wartezeit. In diesem technischen Guide zeigen wir, wie Sie mit Shopware 6 ein leistungsfähiges B2B Self-Service-Portal aufbauen – von Kundengruppen über Staffelpreise bis zu Budget-Freigabe-Workflows.
Warum B2B Self-Service 2026 entscheidend ist
Der B2B-Vertrieb hat sich grundlegend verändert. Während unser Artikel zur B2B-Digitalisierung im Vertrieb den strategischen Rahmen beschreibt, fokussieren wir hier auf die technische Umsetzung konkreter Self-Service-Funktionen in Shopware 6.
Der digitale Bestellweg ist im Geschäftskundengeschäft längst Alltag: 2024 wickelten 17,99 % der Unternehmen in der EU ihre elektronischen Verkäufe ausschließlich über Websites oder Apps ab, 2,9 % ausschließlich über EDI und weitere 2,7 % über beide Wege (Eurostat). Dabei trägt der Web-Kanal im Geschäftskundenbereich mehr als im Endkundengeschäft: 4,34 % des Gesamtumsatzes stammen aus Web-Verkäufen an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, 4,04 % aus Verkäufen an Privatkunden (Eurostat). Ein Portal, das Bestellung, Preisauskunft und Rechnungsabruf selbst übernimmt, bedient damit den Weg, über den Ihre Kunden ohnehin einkaufen.
Jüngere Einkäufergenerationen bringen die Gewohnheiten aus dem privaten Onlinekauf mit. Sie erwarten Self-Service-Tools, Live-Chat statt Telefon und vollständige Transparenz über Preise und Lieferstatus – ohne erst beim Vertrieb nachfragen zu müssen.
B2B Components vs. B2B Suite: Die richtige Basis wählen
Shopware verfolgt seit 2025 einen neuen Ansatz: Die klassische B2B Suite wird schrittweise durch modulare B2B Components ersetzt, die direkt in den Shopware-Core integriert sind. Ab Shopware 6.8 wird die B2B Suite nicht mehr unterstützt (Shopware Docs).
| Aspekt | B2B Suite (Legacy) | B2B Components (Neu) |
|---|---|---|
| Architektur | Monolithisches Plugin | Modularer Core-Bestandteil |
| Aktivierung | Alles oder nichts | Einzelne Features aktivierbar |
| Zukunftssicherheit | Support endet mit 6.8 | Aktive Weiterentwicklung |
| Organisations-Einheiten | Nicht verfügbar | Verfügbar (neu 2025) |
| Quote Management | Begrenzt | Vollständig integriert |
Für neue B2B-E-Commerce-Projekte empfehlen wir den Einsatz der B2B Components. Sie bieten maximale Flexibilität und werden von Shopware aktiv weiterentwickelt. Bestehende B2B-Suite-Installationen sollten zeitnah migriert werden.
Kundengruppen und individuelle Preise einrichten
Das Herzstück jedes B2B-Portals sind kundenindividuelle Preise. Im Shopware 6 lassen sich komplexe Preisstrukturen über den Rule Builder ohne eine Zeile Code abbilden:
Kundengruppen-Preislisten
Individuelle Preislisten pro Kundengruppe, z. B. Großhandel, Wiederverkäufer oder Stammkunden
Staffelpreise nach Menge
Automatische Rabatte ab bestimmten Abnahmemengen, z. B. -10% ab 100 Stück, -15% ab 500 Stück
Währungs- und Marktpreise
Unterschiedliche Preise pro Verkaufskanal, Währung oder Region
ERP-synchronisierte Preise
Echtzeitpreise aus SAP, Microsoft Dynamics oder JTL-Wawi
Der Rule Builder ermöglicht es, Preisregeln flexibel zu definieren – beispielsweise einen automatischen 10%-Rabatt für Bestellungen über 100 Einheiten oder gestaffelte Stückpreise, die ab 500 Einheiten greifen. Die Kombination mit ERP-Schnittstellen sorgt dafür, dass Rahmenvertragspreise und Sonderkonditionen stets aktuell sind.
Schnellbestellung per SKU und CSV-Upload
Für erfahrene B2B-Einkäufer, die ihre Artikelnummern kennen, ist die Schnellbestellfunktion unverzichtbar: Artikelnummer, Menge, fertig – ohne Umweg über Katalogsuche oder Rückfrage beim Vertrieb. Wir entwickeln dafür individuelle Quick-Order-Lösungen auf Basis von Shopware 6.
- SKU-Direkteingabe – Artikelnummer und Menge eingeben, direkt in den Warenkorb
- CSV/XLS-Upload – Bestelllisten aus dem ERP hochladen und den Warenkorb automatisch befüllen
- Schnellsuche mit Autovervollständigung – Artikelnummer oder Produktname eingeben, Vorschläge erhalten
- Bestelllisten speichern – Häufig bestellte Sortimente als Vorlage ablegen
- Copy & Paste aus Tabellen – SKUs direkt aus Excel oder dem ERP-System einfügen
Die Schnellbestellung verkürzt den Weg vom Bedarf zur Bestellung spürbar, besonders bei Nachbestellungen mit bekanntem Sortiment. Gleichzeitig entlastet sie den Vertrieb: Standardbestellungen laufen ohne manuellen Eingriff durch, und die frei werdende Zeit steht für Beratung und Neugeschäft zur Verfügung.
Budget- und Freigabe-Workflows konfigurieren
In vielen B2B-Unternehmen dürfen nicht alle Mitarbeiter uneingeschränkt bestellen. Budget-Limits und Genehmigungsprozesse sind essenziell – und mit den Shopware B2B Components direkt im System abbildbar. Gerade bei größeren Organisationen mit dezentralem Einkauf verhindern klare Freigabeprozesse unkontrollierte Ausgaben und schaffen Transparenz für das Controlling.
- Rollen und Berechtigungen definieren – Einkäufer, Abteilungsleiter, Geschäftsführung mit unterschiedlichen Rechten
- Budget-Limits pro Mitarbeiter oder Abteilung – Monatliche oder quartalsweise Obergrenzen festlegen
- Freigabe-Workflow einrichten – Bestellungen über einem Schwellenwert erfordern Genehmigung durch Vorgesetzte
- E-Mail-Benachrichtigungen – Automatische Alerts bei Freigabeanfragen und Budget-Auslastung
- Audit-Trail – Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Bestellungen und Freigaben
Seit 2025 bietet Shopware Organisations-Einheiten, mit denen Sie die interne Struktur Ihrer B2B-Kunden direkt abbilden – Abteilungen, Teams oder Standorte mit eigenen Zahlungs- und Versandmethoden sowie Lieferadressen.
Bestell-Historie und Nachbestellfunktion
Die vollständige Auftragshistorie im Kundenportal ist für B2B-Einkäufer eine der meistgenutzten Self-Service-Funktionen. Sie spart Rückfragen beim Vertrieb und ermöglicht effizientes Wiedereinkaufen:
Detaillierte Historie
Alle Bestellungen mit Einzelpositionen, Status und Sendungsverfolgung
1-Klick-Nachbestellung
Komplette Bestellungen oder einzelne Positionen direkt wiederholen
Dokumente-Download
Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen als PDF
Die Nachbestellfunktion ist besonders wertvoll: Wiederkehrende Bedarfe lassen sich direkt aus der Bestellhistorie erneut auslösen. In Kombination mit gespeicherten Bestelllisten und der Schnellbestellung per SKU entsteht ein effizienter Einkaufsprozess.
Kontoverwaltung und Mitarbeiter-Management
Ein professionelles B2B Self-Service-Portal ermöglicht es Ihren Geschäftskunden, ihre Konten eigenständig zu verwalten – Nutzer anlegen, Rechte vergeben, Rechnungen abrufen, Lieferadressen pflegen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten.
- Mitarbeiterkonten verwalten – Neue Einkäufer anlegen, deaktivieren oder Rollen zuweisen
- Lieferadressen pflegen – Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Standardadressen
- Zahlungsmethoden hinterlegen – Kauf auf Rechnung, SEPA, Kreditkarte pro Organisationseinheit
- Kostenstellen zuordnen – Bestellungen für interne Verrechnung zuweisen
- Angebote einsehen und annehmen – Quote Management direkt im Portal
Die Kombination aus Rollen, Berechtigungen und Organisations-Einheiten bildet selbst komplexe Unternehmensstrukturen ab. Ein Großkunde mit mehreren Niederlassungen kann so pro Standort eigene Einkäufer, Budgets und Lieferadressen verwalten – vollständig im Self-Service. Das Ergebnis: Ihre Geschäftskunden agieren autonom, während Sie die volle Kontrolle über Konditionen und Zugriffsrechte behalten.
ERP-Integration als Rückgrat des Portals
Ein B2B Self-Service-Portal entfaltet seinen vollen Nutzen erst mit einer durchdachten ERP-Anbindung. Echtzeitdaten zu Beständen, Preisen und Lieferterminen sind für B2B-Einkäufer nicht optional, sondern Voraussetzung. Unser Guide zur ERP-Integration mit Shopware und SAP behandelt die technischen Details im Einzelnen.
Echtzeit-Bestände
Live-Verfügbarkeit aus dem ERP, keine veralteten Lagerbestände im Shop
Automatische Auftragsübergabe
Bestellungen fließen direkt ins ERP – ohne Medienbrüche oder manuelle Erfassung
E-Invoicing (ZUGFeRD)
Seit 2025 Pflicht für B2B: Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format direkt aus Shopware
Kundendaten-Synchronisation
Preislisten, Zahlungskonditionen und Kreditlimits werden bidirektional synchronisiert
Wir integrieren alle gängigen ERP-Systeme: SAP Business One, Microsoft Dynamics und JTL-Wawi. Die API-first-Architektur von Shopware 6 ermöglicht dabei eine saubere Trennung zwischen Shop-Logik und ERP-Daten. Seit Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland schrittweise in Kraft – Shopware unterstützt das ZUGFeRD-Format nativ, sodass Ihre Geschäftskunden konforme Rechnungen direkt aus dem Portal herunterladen können.
ROI: Was ein Self-Service-Portal konkret einspart
Ein B2B Self-Service-Portal wirkt an mehreren Stellen zugleich. Die Einsparungen verteilen sich auf mehrere Bereiche:
| Bereich | Ohne Self-Service | Mit Self-Service-Portal |
|---|---|---|
| Bestellerfassung | Manuell im Vertrieb erfasst | Automatisiert im Portal |
| Preisanfragen | Telefon/E-Mail, Stunden-Takt | Sofort sichtbar, 24/7 |
| Auftragsauskunft | Vertrieb kontaktieren | Self-Service im Portal |
| Rechnungssuche | Buchhaltung anfragen | PDF-Download im Portal |
| Nachbestellungen | Komplett neuer Bestellprozess | 1-Klick-Wiederholung |
| Servicekosten | Jede Rückfrage bindet Vertriebszeit | Standardfälle laufen ohne Vertrieb |
Der wirtschaftliche Hebel liegt weniger im einzelnen Auftrag als in der Summe der Routinevorgänge: Bestellerfassung, Statusauskunft, Rechnungskopie, Adressänderung. Jeder dieser Vorgänge, der im Portal ohne Rückfrage abläuft, entlastet Vertrieb und Buchhaltung – und er ist für den Einkäufer nicht an Ihre Geschäftszeiten gebunden. Ein Portal für den E-Commerce im Geschäftskundengeschäft ist damit nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein Vertriebsweg.
Praxis-Beispiel: Automotive B2B-Portal
Ein typisches Anwendungsszenario für ein B2B Self-Service-Portal ist der Kfz-Teilehandel: Werkstätten und Großhändler benötigen einen Fahrzeugselektor, um über Hersteller, Modell und Baujahr die passenden Ersatzteile zu finden – kombiniert mit kundenindividuellen Großhandelskonditionen und Staffelpreisen.
So könnte Ihr B2B Self-Service-Portal aussehen:
Kfz-Teilekatalog
Implementierung: Schritt für Schritt zum B2B-Portal
Der Aufbau eines B2B Self-Service-Portals mit Shopware 6 ist ein Projekt, das sorgfältige Beratung und Konzeption erfordert. Basierend auf unserer Erfahrung mit B2B-Projekten empfehlen wir folgende Phasen:
- Anforderungsanalyse (2-3 Wochen) – Bestehende Prozesse dokumentieren, Kundengruppen definieren, Preisstrukturen und Freigabe-Workflows festlegen
- Konzeption und Architektur (2-4 Wochen) – Systemarchitektur, ERP-Schnittstellen-Design, Rollenkonzept und Datenmodell ausarbeiten
- Shopware-Setup und B2B Components (3-4 Wochen) – Grundinstallation, Kundengruppen, Preisregeln, Quick-Order und Organisations-Einheiten konfigurieren
- ERP-Integration (4-8 Wochen) – Bidirektionale Synchronisation von Preisen, Beständen, Kundendaten und Bestellungen implementieren
- Frontend-Anpassung und Testing (3-4 Wochen) – Individuelle Programmierung des Kundenportals, Usability-Tests mit echten B2B-Kunden
- Go-Live und Onboarding (2-3 Wochen) – Pilotphase mit ausgewählten Kunden, Schulung des Vertriebsteams, schrittweiser Rollout
Ein vollständiges B2B-Portal mit ERP-Integration benötigt typischerweise 4-6 Monate von der Konzeption bis zum Go-Live. Die größte Komplexität liegt erfahrungsgemäß in der ERP-Anbindung und der Abbildung bestehender Preisstrukturen.
Migration auf die neuen B2B Components
Wenn Sie bereits die Shopware B2B Suite nutzen, ist eine Migration auf die neuen B2B Components ratsam – spätestens vor dem Upgrade auf Shopware 6.8. Unser Shopware-Migrations-Leitfaden bietet eine allgemeine Orientierung. Für die B2B-Suite-Migration sind folgende Punkte besonders relevant:
- Feature-Mapping erstellen – Welche Suite-Features nutzen Sie aktiv? Welche B2B Components decken sie ab?
- Organisations-Einheiten nutzen – Bilden Sie bestehende Unternehmensstrukturen in der neuen Architektur ab
- Quote Management migrieren – Angebotsprozesse auf das neue integrierte System umstellen
- Customizations prüfen – Individuelle Anpassungen der B2B Suite auf Kompatibilität mit den Components testen
- Testphase einplanen – Parallelbetrieb empfohlen, bevor die Suite vollständig abgelöst wird
Häufig gestellte Fragen
Wir entwickeln B2B-Funktionen wie Kundengruppen, Quick-Order, Budget-Management, Organisations-Einheiten und Quote Management individuell auf Basis von Shopware 6. Sprechen Sie uns für eine Beratung an.
Typischerweise zwischen 4 und 6 Monaten, abhängig von der Komplexität der Preisstrukturen und der ERP-Integration. Ein MVP mit Grundfunktionen kann in der Regel in 8-10 Wochen realisiert werden.
Grundsätzlich ja, allerdings empfiehlt Shopware eine schrittweise Migration auf die Components vor dem Upgrade auf 6.8. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung der Migration.
Shopware 6 lässt sich über seine API mit allen gängigen ERP-Systemen integrieren: SAP Business One, Microsoft Dynamics, JTL-Wawi und viele weitere. Die Anbindung erfolgt über unsere bewährten Schnittstellen-Lösungen.
Nein, ein Self-Service-Portal ergänzt den Vertrieb. Routinebestellungen und Standardanfragen laufen über das Portal, sodass sich Ihr Vertriebsteam auf Neukundenakquise, Beratung und strategische Kundenbetreuung konzentrieren kann.
Wir entwickeln das Portal nach aktuellen DSGVO-Anforderungen und setzen auf hohe Sicherheitsstandards: rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Übertragung und eine saubere Trennung zwischen Kundengruppen. So sehen Ihre Geschäftskunden typischerweise nur die für sie freigegebenen Konditionen, Preise und Dokumente.
Die Marktzahlen in diesem Artikel stammen aus der E-Commerce-Statistik von Eurostat (Datenstand Februar 2026), die technischen Angaben aus der Shopware-Dokumentation zu den B2B Components und beziehen sich auf Shopware 6. Die genannten Werte können je nach Branche und Region variieren.
Ob Sie ein neues B2B-Portal aufbauen oder Ihre bestehende Lösung auf die neuen Shopware B2B Components migrieren möchten – wir begleiten Sie von der strategischen Konzeption bis zum Go-Live und darüber hinaus.