EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den standardisierten elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente – etwa Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen – direkt zwischen den IT-Systemen von Geschäftspartnern. Verbreitete Standards sind UN/EDIFACT in Europa und ANSI X12 in Nordamerika.
EDI ersetzt Papier, Fax und PDF-Anhänge im Geschäftsverkehr: Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen wandern als fest strukturierte Datensätze direkt von Computer zu Computer. Vergleichbar mit einem genormten Formular, das Absender- und Empfängersystem automatisch ausfüllen und auslesen – ganz ohne Abtippen.
Wozu brauche ich EDI?
Im Geschäft zwischen Unternehmen fallen täglich viele gleichartige Dokumente an: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen. Werden diese per E-Mail oder Fax ausgetauscht, muss auf beiden Seiten jemand die Daten manuell erfassen – langsam und fehleranfällig. EDI automatisiert diesen Belegfluss vollständig: Das ERP-System des Kunden erzeugt eine Bestellung als EDIFACT-Nachricht vom Typ ORDERS, das System des Lieferanten verarbeitet sie ohne menschliches Zutun und antwortet etwa mit einem Lieferavis (DESADV) und einer Rechnung (INVOIC).
Viele große Handelsketten, Industrieunternehmen und Automobilhersteller setzen EDI-Fähigkeit bei ihren Lieferanten häufig voraus. Wer dort gelistet werden möchte, kommt am Thema deshalb in der Regel nicht vorbei. Übertragen werden die Nachrichten über etablierte Protokolle wie AS2, OFTP2 oder SFTP, teils auch über die Netzwerke spezialisierter EDI-Dienstleister.
Praxis-Relevanz für Shop-Betreiber
Relevant wird EDI vor allem im B2B-E-Commerce: wenn Geschäftskunden ihre Bestellungen direkt aus dem eigenen Einkaufssystem senden möchten oder wenn Sie selbst Großhändler und Hersteller automatisiert anbinden wollen. Technisch dockt EDI über einen Konverter an das ERP- oder Warenwirtschaftssystem an, der zwischen EDI-Nachrichten und internen Datenformaten übersetzt – ein klassischer Fall für eine ERP-Schnittstelle. Auch die E-Rechnung ist inhaltlich verwandt: Formate wie XRechnung und ZUGFeRD strukturieren Rechnungsdaten ähnlich maschinenlesbar, sind aber eigenständige Standards mit eigenen Regeln.
Typische Fehler bei EDI-Projekten
EDI-Projekte scheitern selten an der Technik selbst, sondern an Details der Abstimmung:
- Partner-Spezifikationen unterschätzt: Viele Geschäftspartner nutzen eigene EDIFACT-Subsets mit individuellen Pflichtfeldern – ein Mapping passt selten für alle.
- Mapping-Fehler: Werden EDI-Segmente falsch auf ERP-Felder abgebildet, entstehen fehlerhafte Aufträge oder Rechnungen.
- Quittungen nicht ausgewertet: Bestätigungs- und Fehlernachrichten wie CONTRL oder APERAK bleiben unbeachtet – Übertragungsfehler fallen dann zu spät auf.
- Schwache Stammdaten: Fehlende oder falsche GLN-Nummern und Artikelzuordnungen führen zu Zuordnungsproblemen beim Partner.
- Zu kurze Testphase: Ohne ausführliche Tests mit jedem Partner gehen Sonderfälle wie Teillieferungen erst im Echtbetrieb schief.
Worauf Sie achten sollten
Klären Sie früh, welche Nachrichtentypen und Subsets Ihre Partner konkret fordern, und planen Sie pro Partner eine eigene Test- und Abnahmephase ein. Strategisch stellt sich die Frage, ob Sie einen eigenen EDI-Konverter betreiben oder einen spezialisierten EDI-Dienstleister (Clearing-Center) nutzen – Letzteres reduziert in der Regel den eigenen Betriebsaufwand, schafft aber eine zusätzliche Abhängigkeit. Für kleinere Partner ohne EDI-Infrastruktur kann ergänzend eine REST-API oder ein Webportal sinnvoll sein. Einen Überblick über unsere Anbindungen gibt die Seite Schnittstellen.
Die deutsche E-Rechnungsregelung für den B2B-Bereich erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen auch weiterhin EDI-Verfahren, sofern die geforderten Rechnungsdaten korrekt extrahierbar sind. Details sollten Sie für Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung klären.