XRechnung ist der deutsche Standard für rein XML-basierte elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Er konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
Eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne PDF-Ansicht: Sie besteht ausschließlich aus strukturiertem XML, das Empfängersysteme automatisch verarbeiten. Zum Lesen für Menschen braucht es eine Software, die die Daten anzeigt.
Wozu brauche ich XRechnung?
Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland grundsätzlich elektronisch gestellt werden (E-Rechnungsverordnung des Bundes); die XRechnung ist hierfür der maßgebliche Standard. Auf Landesebene gelten teils abweichende Regelungen und Stichtage. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an dem Format deshalb in der Regel nicht vorbei.
Auch im B2B-Geschäft gewinnt das Thema an Gewicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können (Wachstumschancengesetz); für den Versand gelten Übergangsfristen. Die XRechnung erfüllt als EN-16931-konformes Format diese Anforderungen – ebenso wie das hybride ZUGFeRD-Format, das zusätzlich eine PDF-Ansicht enthält. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den Empfängern ab: Öffentliche Auftraggeber erwarten XRechnung, Geschäftskunden akzeptieren häufig beides.
Praxis-Relevanz für Shop-Betreiber
Für Online-Händler stellt sich vor allem die Frage, wie XRechnungen effizient entstehen: Manuelles Erfassen in einem Web-Formular funktioniert für einzelne Rechnungen, skaliert aber nicht. Besser ist es, die Erzeugung direkt im Shop- oder ERP-System zu automatisieren – etwa über eine ERP-Schnittstelle, die Auftragsdaten in das Rechnungsformat überführt. Für die Zuordnung beim Empfänger dient die sogenannte Leitweg-ID, die den öffentlichen Auftraggeber eindeutig adressiert. Übermittelt wird je nach Empfänger über E-Mail, die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) oder das Peppol-Netzwerk – Letzteres beleuchtet unser Beitrag zu Peppol und E-Invoicing für B2B-Shops.
Typische Fehler bei der Einführung
Bei der Umstellung auf XRechnung treten erfahrungsgemäß diese Probleme am häufigsten auf:
- PDF mit E-Rechnung verwechselt: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nach der Neuregelung nicht mehr als E-Rechnung – es braucht strukturierte XML-Daten.
- Fehlende oder falsche Leitweg-ID: Ohne korrekte Leitweg-ID kann der öffentliche Empfänger die Rechnung nicht zuordnen und weist sie zurück.
- Pflichtfelder unvollständig: Fehlen geforderte Angaben wie Bestellnummer oder Bankverbindung, scheitert die Rechnung an der Validierung des Empfängers.
- Veraltete Standard-Version: Die KoSIT aktualisiert die XRechnung regelmäßig; Systeme müssen auf dem jeweils gültigen Stand erzeugen.
- Eingangsseite vergessen: Die Pflicht betrifft auch den Empfang – eingehende E-Rechnungen müssen verarbeitet und elektronisch archiviert werden können.
Worauf Sie achten sollten
Validieren Sie ausgehende Rechnungen vor dem Versand gegen die aktuell gültige XRechnung-Version, statt auf die Rückmeldung des Empfängers zu warten. Bei der Archivierung gilt: Das XML ist das Original und muss nach den GoBD-Vorgaben elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. Klären Sie außerdem, welche Formate Ihre Kunden tatsächlich erwarten, und richten Sie die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung ein, etwa über eine DATEV-Anbindung. Wie sich E-Rechnungen direkt aus dem Shop heraus erzeugen lassen, zeigt unsere Leistungsseite ZUGFeRD & XRechnung.
Shopsysteme wie Shopware lassen sich so erweitern, dass Rechnungen automatisch als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und versendet werden – inklusive Leitweg-ID und Validierung. Sprechen Sie uns an über unsere Seite ZUGFeRD & XRechnung.