ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombiniert. Ab Version 2.x ist das Format an der europäischen Norm EN 16931 ausgerichtet.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich eingebettete, maschinenlesbare Daten. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme verarbeiten das XML – beides steckt in einer einzigen Datei.
Wozu brauche ich ZUGFeRD?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können (Wachstumschancengesetz); für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. ZUGFeRD ab Version 2.x erfüllt in den Profilen ab EN 16931 die Anforderungen an eine E-Rechnung. Das Format eignet sich damit für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung gesetzeskonform digitalisieren und zugleich eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht behalten möchten – etwa für Kunden ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung. Da das PDF weiterhin enthalten ist, ändert sich für solche Empfänger zunächst nichts; der Umstieg lässt sich dadurch schrittweise gestalten.
Praxis-Relevanz für Shop-Betreiber
Technisch ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet wird. Empfänger ohne spezielle Software öffnen die Rechnung wie gewohnt als PDF, während Buchhaltungs- und ERP-Systeme die strukturierten Daten automatisiert auslesen und verbuchen – etwa über eine DATEV-Anbindung. Für Online-Händler heißt das: Shop oder ERP sollten ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen können, und der eigene Rechnungseingang (z. B. von Lieferanten) sollte eingebettetes XML verarbeiten. Gerade im B2B-Commerce wird das Format zunehmend vorausgesetzt. ZUGFeRD definiert mehrere Profile:
- MINIMUM – nur grundlegende Rechnungsdaten, nicht für den Vorsteuerabzug geeignet
- BASIC – Kerndaten für einfache Rechnungen
- EN 16931 (COMFORT) – vollständige Abdeckung der EU-Norm, gängiges Profil im B2B-Einsatz
- EXTENDED – zusätzliche Felder für komplexe Geschäftsprozesse, etwa in der Industrie
Typische Fehler
- Nur ein einfaches PDF verschicken: Eine normale PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.
- Falsches Profil wählen: Profile unterhalb von EN 16931 erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft nicht.
- Inkonsistente Daten: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich – solche Fehler fallen unter Umständen erst beim Empfänger auf.
- Sonderfälle vergessen: Auch Stornorechnungen und Gutschriften müssen korrekt als E-Rechnung abgebildet werden – Details dazu in unserem Beitrag zu ZUGFeRD-Stornorechnungen und Gutschriften.
Worauf achten
Prüfen Sie zunächst, welche Systeme Rechnungen erzeugen und empfangen: Shopsystem, ERP, Buchhaltung. Anschließend sollte festgelegt werden, welches Profil zum Einsatz kommt und wie erzeugte Rechnungen vor dem Versand validiert werden. Für Shopware, WooCommerce und andere Systeme existieren Erweiterungen und individuelle Integrationen – wie sich die E-Rechnung im Shop umsetzen lässt, zeigt unsere Leistungsseite ZUGFeRD & XRechnung. Sinnvoll ist zudem ein Testlauf mit den wichtigsten Kunden und deren Buchhaltungssystemen, bevor das Format flächendeckend ausgerollt wird. Frei verfügbare Validatoren prüfen, ob erzeugte Dateien dem gewählten Profil und der Norm entsprechen.
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format ohne PDF-Ansicht und vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant. ZUGFeRD richtet sich mit seinem hybriden Ansatz in der Regel an den B2B-Bereich.