KI-Dokumentenverarbeitung
Belege, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare und E-Mail-Anhänge werden gelesen, geprüft und als Datensatz an ERP, DATEV oder Shop übergeben. Wo die KI unsicher ist, entscheidet ein Mensch.
Was intelligente Dokumentenverarbeitung leistet
Intelligente Dokumentenverarbeitung macht aus einem Dokument einen geprüften Datensatz: Die KI erkennt, was vorliegt, liest die Felder aus und übergibt sie an das System, das damit weiterarbeitet. Texterkennung ist dabei nur ein Teil – 52 % der Unternehmen, die KI nutzen, setzten 2025 Text Mining ein (Destatis).
Erkennen
Die Dokumentart wird bestimmt – Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung oder Formular – und Lieferant oder Absender zugeordnet.
Auslesen
Felder wie Absender, Datum, Nummern, Beträge, Steuersätze und Positionen. Bei E-Rechnungen kommen sie direkt aus den strukturierten Daten.
Prüfen und übergeben
Abgleich mit Bestellung und Stammdaten, Übergabe an das Zielsystem; unsichere Felder gehen an eine Person. Für Produktdaten gibt es die Datenanreicherung.
Welche Dokumente wir verarbeiten
Jede Dokumentart hat eigene Felder und eigene Prüfregeln. Wir beginnen mit der, die Ihr Team heute die meiste Handarbeit kostet.
Eingangsrechnungen
Digitale Rechnungsverarbeitung vom Posteingang bis zur Buchung, egal in welcher Form die Rechnung kommt.
- PDF, Scan und E-Rechnung
- Kopf- und Positionsdaten
- Abgleich mit der Bestellung
Belege
Quittungen, Kassen- und Reisebelege werden erfasst, statt abgetippt zu werden.
- Betrag und Steuersatz
- Zuordnung zur Kostenstelle
- Foto oder Scan als Vorlage
Lieferscheine
Mengen und Positionen aus dem Lieferschein treffen auf Bestellung und Wareneingang.
- Mengen und Positionen
- Abgleich mit dem Wareneingang
- Abweichungen melden
Auftragsbestätigungen
Liefertermine und Preise werden gegen die eigene Bestellung geprüft.
- Termine und Preise prüfen
- Abweichungen an den Einkauf
- Rückfrage vorbereiten
Formulare
Anträge, Retourenscheine und Rückmeldebögen, auch wenn sich die Vorlage ändert.
- Felder auch bei wechselnden Vorlagen
- Ankreuzfelder und Tabellen
- Pflichtangaben prüfen
E-Mail-Anhänge
Das Postfach wird abgeholt, jeder Anhang seiner Dokumentart und seinem Vorgang zugeordnet.
- Postfach abholen
- Anhang zuordnen
- Doppelte Zusendungen erkennen
E-Rechnung empfangen: Daten lesen statt Bild erkennen
Die E-Rechnung ändert den Eingang, ersetzt ihn aber nicht. Was gilt und wie wir damit umgehen:
Was gilt
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt (BMF).
- Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format (§ 14 UStG); ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung (BMF).
- Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027 (§ 27 UStG): Papier- und PDF-Rechnungen kommen weiter an, dazu Rechnungen aus dem Ausland.
- Enthält eine Rechnung Bild und XML, sind die Daten des XML führend (BMF).
Wie wir es lösen
Die steuerliche Einordnung im Einzelfall trifft Ihre Steuerberatung.
- Strukturierte Rechnungen werden direkt aus dem XML gelesen, ohne Texterkennung – die Daten müssen nicht neu erfasst werden.
- PDF, Scan und Papier laufen über die KI und ergeben denselben Datensatz.
- Weichen Bild und XML voneinander ab, wird das gemeldet.
- Für Ausgangsrechnungen: ZUGFeRD und XRechnung erzeugen.
Sicherheit je Feld, Entscheidung durch Menschen
Die KI weist zu jedem Feld aus, wie sicher sie ist. Was unter der Schwelle liegt, landet bei einer Person – nicht im Buchungssatz.
Schwellwert je Feld
Beträge, Bankverbindung und Steuersätze bekommen einen strengeren Schwellwert als Freitextfelder.
Prüfmaske
Das Original steht neben dem ausgelesenen Wert, unsichere Felder sind markiert, die Bestätigung braucht einen Klick.
Korrekturen nachvollziehbar
Korrekturen werden protokolliert statt überschrieben und verbessern Zuordnung und Regeln.
Stichproben
Auch sichere Fälle werden stichprobenweise geprüft, damit niemand der Maschine blind vertraut. Wie Schwellwerte und Freigabe bei Entscheidungen funktionieren: automatisierte Entscheidungsfindung.
Nachvollziehbar nach GoBD
Automatisch heißt nicht spurlos. Original, Ergebnis und Korrektur bleiben erhalten.
Das Original bleibt
Eingehende Belege werden im empfangenen Format aufbewahrt, das Ergebnis der Texterkennung nach Prüfung mit abgelegt (GoBD, Fassung vom 14. Juli 2025). Bei E-Rechnungen bleibt der strukturierte Teil unverändert.
Keine stillen Änderungen
Der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung bleibt feststellbar, auch nach einer Korrektur (§ 146 AO).
Auswertbar über die Frist
Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt und bleiben maschinell auswertbar (§ 147 AO).
Verfahrensdokumentation und steuerliche Bewertung bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung; wir liefern die technische Beschreibung dazu.
Übergabe an ERP, DATEV oder Shop
Der Datensatz geht dorthin, wo heute abgetippt wird.
Zielsysteme
Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Shop – die Felder werden auf das Zielsystem abgebildet und dort angelegt oder abgeglichen.
- Buchhaltung über die DATEV-Schnittstelle
- ERP: SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Dynamics NAV, JTL-Wawi
- Alle Anbindungen im Überblick: Schnittstellen
- Eigene Systeme über individuelle Programmierung
Betrieb
Wo die Dokumente verarbeitet werden, entscheiden Datenart und Menge.
- Als gehosteter Dienst über unser Hosting oder in der Cloud
- Auf Ihrer eigenen Infrastruktur: die Dokumente verlassen Ihr Netz nicht
- Hintergrund: KI im Shop ohne Datenabfluss
Vom Dokumentenstapel zum Datensatz
Dokumente sichten
Echte, anonymisierte Beispiele je Dokumentart; Zielfelder und Zielsystem werden festgelegt.
Prüfregeln festlegen
Schwellwerte je Feld, Abgleich mit Bestellung und Stammdaten, Zuständigkeit für die Prüfung.
Pilot mit Prüfmaske
Parallel zum bisherigen Weg; die Treffer je Feld werden an Ihren Dokumenten gemessen.
Betrieb
Übergabe ins Zielsystem und laufende Auswertung der automatischen und der geprüften Fälle.
Häufige Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare und E-Mail-Anhänge – als Scan, Foto, PDF oder E-Rechnung. Die Qualität der Vorlage bestimmt das Ergebnis; das messen wir vorab an Ihren Beispielen.
Eine pauschale Zahl gibt es nicht, sie hängt von Dokumentart und Vorlage ab. Im Pilot wird je Feld an Ihren Dokumenten gemessen; was unter dem Schwellwert liegt, prüft eine Person.
Unter dem Schwellwert erscheint das Dokument in der Prüfmaske, das Original daneben. Die Korrektur wird protokolliert, der ursprüngliche Wert bleibt feststellbar.
E-Rechnungen werden direkt aus den Daten gelesen. Papier- und PDF-Rechnungen dürfen wegen der Übergangsfristen bis Ende 2027 weiter ankommen, Rechnungen aus dem Ausland fallen nicht unter die inländische Pflicht, und Lieferscheine und Formulare bleiben unstrukturiert.
Ja, als Option: die Modelle laufen dann in Ihrem Netz und die Dokumente verlassen es nicht. Alternativ ist ein gehosteter Betrieb mit Auftragsverarbeitungsvertrag möglich; die Wahl richtet sich nach Datenart und Menge.
Das Original bleibt im empfangenen Format, das Ergebnis der Texterkennung wird nach Prüfung mit abgelegt, Änderungen bleiben nachvollziehbar. Verfahrensdokumentation und steuerliche Bewertung liegen bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.