Zahlarten kalkulieren: was jede Zahlart den Shop kostet

Zahlarten kalkulieren heißt, für jede angebotene Zahlart zu wissen, was sie den Shop am Ende kostet: nicht nur an Gebühren, sondern auch an Ausfällen, Rückbuchungen und Arbeit. Eine Marktzahl, die das für den eigenen Shop beantwortet, gibt es nicht: Gesetzlich gedeckelt ist nur ein kleiner Teil, etwa das Interbankenentgelt bei Verbraucherkarten, alles Weitere bestimmen Verträge, Kundschaft und Sortiment. Dieser Beitrag zeigt, wie sich der Onlineumsatz in Deutschland auf die Zahlarten verteilt, welche Kosten in keiner Gebührentabelle stehen, erklärt, was das Recht beim Weitergeben von Entgelten erlaubt, und beschreibt, wie Sie die Kosten je Zahlart im eigenen Online-Shop laufend messen.

Welche Zahlarten den Onlineumsatz tragen

Das EHI Retail Institute erhebt regelmäßig, wie sich der Umsatz deutscher Onlinehändler auf die Zahlarten verteilt. Für 2025 liegt PayPal mit 28,7 Prozent vorn, dahinter folgen der Kauf auf Rechnung mit 26,1 Prozent und die Lastschrift mit 14,4 Prozent (EHI Retail Institute). Kredit- und internationale Debitkarten kommen zusammen auf 13,7 Prozent und verzeichnen das stärkste Wachstum aller Zahlarten im Ranking (EHI Retail Institute). Grundlage ist ein Panel aus 172 Unternehmen mit 50,7 Mrd. Euro Netto-Online-Umsatz (EHI Retail Institute).

Bewegung gibt es vor allem an zwei Stellen: Die Lastschrift hat gegenüber dem Vorjahr fast drei Prozentpunkte verloren, und Apple Pay wird mit 1,3 Prozent erstmals eigens im Ranking ausgewiesen (EHI Retail Institute). Für die eigene Kalkulation heißt das: Der Mix eines einzelnen Shops kann deutlich vom Marktbild abweichen, und gerechnet wird mit dem eigenen.

Die Umsatzanteile der Tabelle stammen aus einer Pressemitteilung des EHI vom 5. Mai 2026 und beruhen auf dem Online-Payment-Panel des Instituts (EHI Retail Institute). Die Spalte mit den Kostenbausteinen ist eine Einordnung für die Kalkulation, keine Erhebung: Welcher Baustein wie schwer wiegt, hängt vom Vertrag und vom eigenen Shop ab.

Die Sicht der Kundschaft ergänzt das Bild. Im Zahlungstagebuch der Deutschen Bundesbank für 2025 sind Internetbezahlverfahren mit 50 Prozent der Bezahlvorgänge das meistgenutzte Zahlungsmittel bei Einkäufen im Internet; gemessen am Umsatz entfällt mit 45 Prozent der größte Anteil auf Lastschriften und Überweisungen (Deutsche Bundesbank). Unter den Internetbezahlverfahren kommt PayPal auf einen Marktanteil von rund 86 Prozent (Deutsche Bundesbank). Die Zahlen stammen aus einer Befragung von Privatpersonen und lassen sich mit dem Händlerpanel des EHI nicht verrechnen. Sie zeigen aber, dass der Anteil an Bezahlvorgängen und der Anteil am Umsatz weit auseinanderliegen können.

Wie fest die Gewohnheiten sind, zeigt eine ältere Befragung des Bitkom: 42 Prozent der Online-Shopper bevorzugen Online-Bezahldienste, 32 Prozent bestellen am liebsten auf Rechnung, Kreditkarte mit 11 Prozent und Lastschrift mit 7 Prozent liegen deutlich dahinter (Bitkom 2022). Wer eine viel genutzte Zahlart streicht, weil sie teuer ist, spart deshalb nicht automatisch. Ein Teil der Bestellungen wandert auf eine andere Zahlart, ein anderer womöglich zu einem anderen Shop. Wie groß dieser Teil ist, lässt sich nur am eigenen Shop messen.

Warum es keinen Marktpreis je Zahlart gibt

Für die Kosten je Zahlart im Onlinehandel gibt es nur wenige Erhebungen. Die EHI-Studie „Online-Payment 2026“ kommt nach einem Bericht des IT Finanzmagazins zu dem Ergebnis, dass die Lastschrift für Onlinehändler am günstigsten ist, während die beiden umsatzstärksten Zahlarten PayPal und Rechnungskauf die höchsten Kosten verursachen; die ermittelten Höchstwerte liegen dabei weit über den Mittelwerten (IT Finanzmagazin). Wo ein einzelner Shop steht, sagt ein solcher Durchschnitt nicht. Andere Erhebungen helfen kaum weiter. Selbst die Deutsche Bundesbank konnte in ihrer Studie zu den Kosten von Zahlungsmitteln nur den stationären Einzelhandel auswerten: Onlinehändler waren zwar befragt worden, für eine Auswertung reichte die Fallzahl aber nicht (Deutsche Bundesbank). Gesetzlich gedeckelt ist nur ein Ausschnitt, vor allem das Interbankenentgelt bei Verbraucherkarten, dazu mehr weiter unten. Alles Weitere ergibt sich aus den Verträgen mit Zahlungsdienstleistern, aus dem eigenen Risiko und aus dem Aufwand im Betrieb.

Die Studie der Bundesbank zeigt aber, wie eine vollständige Kostenrechnung aufgebaut ist: Sie addiert Gerätekosten, Gebühren- und Dienstleistungskosten, Zeitaufwand für Verwaltung und Kasse sowie Versicherungen und Verluste (Deutsche Bundesbank). Für einen Onlineshop fallen Geräte an der Kasse weitgehend weg, dafür kommen Ausfälle, Rückbuchungen und die Abstimmung von Sammelauszahlungen hinzu. Das Prinzip bleibt dasselbe: Zu den Kosten gehört neben der Gebühr alles, was die Zahlart sonst noch verursacht.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum die Gebühr allein täuscht. Ein Shop setzt über eine Zahlart im Monat 50.000 € um und zahlt dafür 500 € Entgelte, das entspricht 1,0 Prozent. Kommen 300 € Ausfälle, 100 € Rückgabeentgelte und Rückbuchungen sowie 200 € interner Aufwand hinzu, liegen die Kosten bei 1.100 € und der effektive Kostensatz bei 2,2 Prozent, mehr als doppelt so hoch wie die Gebühr allein. Eine zweite Zahlart mit 1,8 Prozent Entgelt, aber ohne Ausfallrisiko kann im selben Shop die günstigere sein.

Die Gebühr ist nur ein Teil der Kosten

Wer nur die Transaktionsentgelte vergleicht, unterschätzt in der Regel die teuren Zahlarten und überschätzt die günstigen. Zu den Kosten einer Zahlart gehören alle Posten, die ohne sie nicht anfielen. In den meisten Shops kommen sechs Bausteine zusammen:

Bei der Lastschrift entsteht das Risiko vor allem nach der Zahlung. Bei SEPA-Basislastschriften kann der Zahler die Erstattung bei seiner Bank ohne Angabe von Gründen verlangen (§ 675x BGB). Ausgeschlossen ist der Anspruch erst, wenn er nicht innerhalb von acht Wochen ab der Belastung geltend gemacht wird (§ 675x BGB). In dieser Zeit ist eine bezahlte Bestellung also noch nicht endgültig bezahlt. Für die Kalkulation zählen deshalb die Rücklastschriftquote, die Entgelte für Rückgaben und der Aufwand, offene Beträge erneut einzufordern.

Beim Rechnungskauf ohne Dienstleister bindet jede offene Rechnung Kapital, bis die Kundschaft zahlt. Ein Verbraucher kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt, und das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 BGB). Ab dann fallen Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz an, im Geschäftsverkehr ohne Verbraucher neun Prozentpunkte (§ 288 BGB). Gegenüber Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 BGB). Ob diese Ansprüche den Aufwand decken, hängt vom Einzelfall ab; in die Rechnung gehören sie ebenso wie der Teil der Forderungen, der am Ende ausfällt. Wie sich Kreditlimits bei Geschäftskunden steuern lassen, beschreibt unser Beitrag zum Kauf auf Rechnung mit Kreditlimit.

Kartenzahlungen: was geregelt ist und was nicht

Bei Karten ist ein Teil der Kosten gesetzlich gedeckelt. Das Interbankenentgelt, das zwischen der Bank des Händlers und der kartenausgebenden Bank fließt, beträgt bei Debitkartentransaktionen höchstens 0,2 % des Transaktionswerts (Verordnung (EU) 2015/751). Bei Kreditkartentransaktionen liegt die Obergrenze bei 0,3 % des Transaktionswerts (Verordnung (EU) 2015/751). Die Deckel gelten nicht für Firmenkarten und nicht für Karten aus Drei-Parteien-Verfahren (Verordnung (EU) 2015/751).

Das Interbankenentgelt ist aber nur ein Baustein. Was der Händler tatsächlich zahlt, ist das Händlerentgelt an seinen Acquirer. Die Verordnung verlangt, dass Acquirer in ihren Vereinbarungen mit Händlern die Höhe von Händlerentgelten, Interbankenentgelten und Entgelten des Kartenzahlverfahrens nach Kartenart und Marke aufgeschlüsselt angeben, sofern der Händler nicht schriftlich etwas anderes beantragt (Art. 9 Verordnung (EU) 2015/751). Nach jeder Kartenzahlung erhält der Händler außerdem Referenz, Betrag und Entgelte, wobei Händlerentgelt und Interbankenentgelt gesondert ausgewiesen werden (Art. 12 Verordnung (EU) 2015/751).

Für die Kalkulation ist das ein Vorteil: Wer diese Einzeldaten nutzt, kann die Kosten je Kartenart genau zuordnen, statt mit einem Mischsatz zu rechnen. Wie detailliert andere Bezahlverfahren abrechnen, bestimmt in der Regel der jeweilige Vertrag. In eine aussagekräftige Abrechnung gehören:

• Entgelte je Zahlart und, bei Karten, je Kartenart und Marke
• Einzeltransaktionen mit Referenz, Betrag und Entgelt, damit sich jede Zahlung einer Bestellung zuordnen lässt
• Rückbuchungen und Rücklastschriften mit den dafür berechneten Entgelten
• Erstattungen und die Angabe, welcher Teil der ursprünglichen Gebühr zurückkommt
• Auszahlungsrhythmus und Einbehalte, weil sie bestimmen, wie lange Geld gebunden ist
• Aufschläge für Fremdwährungen und für Karten aus dem Ausland

Kosten je Zahlart im eigenen Shop berechnen

Die eigene Rechnung braucht keine aufwendige Software, aber saubere Daten. In der Praxis bewährt sich ein Monats- oder Quartalsschnitt, in dem für jede Zahlart dieselben Größen nebeneinanderstehen. Der effektive Kostensatz ist dann die Summe aller zurechenbaren Kosten geteilt durch den Umsatz, der über diese Zahlart lief.

1. Umsatz und Bestellungen je Zahlart aus dem Shop ziehen, getrennt nach Ländern und Kundengruppen, wenn sich der Mix dort unterscheidet.
2. Entgelte zuordnen: Abrechnungen der Zahlungsdienstleister je Zahlart summieren, Grund- und Monatsgebühren anteilig dazurechnen.
3. Verluste erfassen: Ausfälle, Rücklastschriften und Rückbuchungen mit Betrag und Bearbeitungsentgelt je Zahlart.
4. Internen Aufwand schätzen: Zeit für Mahnungen, Rückfragen und Abstimmung, bewertet mit einem Stundensatz.
5. Fixkosten umlegen: Wartung der Anbindung, Lizenzen für Erweiterungen und Anpassungen nach Updates auf die Zahlarten verteilen, die sie verursachen.
6. Effektiven Satz bilden und zwischen den Zahlarten sowie mit dem Vorjahr vergleichen. Große Abweichungen deuten auf Verhandlungsspielraum oder auf ein Risiko hin, das sich im Shop häuft.
7. Wiederholen: Aussagekräftig wird der Schnitt erst, wenn er über mehrere Monate und eine Saison mit Spitzen läuft.

Woher die Zahlen im Betrieb kommen

Was Sie an die Kundschaft weitergeben dürfen

Naheliegend wäre, teure Zahlarten mit einem Aufschlag zu versehen. Das Recht setzt dafür enge Grenzen. Eine Vereinbarung, nach der Kundinnen und Kunden für eine SEPA-Basislastschrift, eine SEPA-Firmenlastschrift, eine SEPA-Überweisung oder eine Zahlungskarte ein Entgelt zahlen, ist unwirksam; für Karten gilt das bei Zahlungen von Verbrauchern, auf die die Verordnung über Interbankenentgelte anwendbar ist (§ 270a BGB).

Für andere Zahlungsmittel ist ein Entgelt gegenüber Verbrauchern unwirksam, wenn es keine gängige und zumutbare unentgeltliche Zahlungsmöglichkeit gibt oder wenn das Entgelt über die Kosten hinausgeht, die dem Händler durch das Zahlungsmittel entstehen (§ 312a BGB). Eine solche Zusatzzahlung muss außerdem ausdrücklich vereinbart werden und darf im elektronischen Geschäftsverkehr nicht über eine Voreinstellung zustande kommen (§ 312a BGB).

Der Erhebung eines Entgelts für zusätzliche Leistungen steht das Verbot der Vereinbarung eines Entgelts für die Nutzung einer Lastschrift, Überweisung oder Zahlungskarte im Sinne von § 270a BGB nicht entgegen.

Bundesgerichtshof, Pressemitteilung Nr. 067/2021 zum Urteil I ZR 203/19

Der Bundesgerichtshof hat 2021 entschieden, dass Unternehmen ein Entgelt für die Zahlung mit Sofortüberweisung oder PayPal erheben dürfen, wenn es allein für die Nutzung dieser Dienste und nicht für die dahinterliegende Lastschrift, Überweisung oder Kartenzahlung verlangt wird (Bundesgerichtshof). Rechtlich ist ein Aufschlag damit nicht in jedem Fall ausgeschlossen, praktisch bleibt er heikel: Er muss die Kostengrenze einhalten, sauber vereinbart sein und wirkt im Checkout wie eine Preiserhöhung. Wie die geplanten EU-Zahlungsregeln diesen Rahmen verändern, beschreibt unser Beitrag zu PSD3 und PSR.

Den Zahlartenmix im Checkout steuern

Statt über Aufschläge lässt sich der Mix über das Angebot steuern: welche Zahlart wem, wann und in welcher Reihenfolge angezeigt wird. Das wirkt leiser als ein Entgelt, verlangt aber dieselbe Sorgfalt. Eine Gestaltung, die Kundinnen und Kunden gezielt in eine Richtung schiebt, kann schnell als Manipulation wahrgenommen werden; worauf dabei zu achten ist, zeigt unser Beitrag zu Dark Patterns im Checkout.

• Betragsgrenzen: Rechnungskauf oder Ratenkauf erst ab oder nur bis zu einem bestimmten Warenkorbwert anbieten, passend zum Risiko.
• Kundengruppen: Rechnung für Bestandskunden mit sauberer Zahlungshistorie, Vorkasse oder eine Sofortzahlart für hohe Erstbestellungen.
• Lieferländer: Zahlarten je Land so auswählen, dass die dort üblichen Verfahren angeboten werden und Auslandsaufschläge nicht unbemerkt anfallen.
• Reihenfolge: Die Anordnung im Checkout beeinflusst die Wahl. Sie sollte nachvollziehbar sein und nicht allein die günstigste Zahlart nach oben schieben.
• Geschäftskunden: Kauf auf Rechnung mit Kreditlimit und Freigabe statt pauschal für alle, abgestimmt mit der Buchhaltung.

In Shopware lässt sich jede Zahlart über eine Verfügbarkeitsregel aus dem Rule Builder an Bedingungen knüpfen, zum Beispiel an Warenkorbwert, Rechnungsland oder Kundengruppe (Shopware-Dokumentation). In anderen Shopsystemen übernehmen Erweiterungen oder eigene Entwicklungen diese Aufgabe. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Regeln dokumentiert sind und regelmäßig gegen die Kennzahlen geprüft werden. Bei der Umsetzung im Shop unterstützt unsere Shopware-Agentur.

Auch der Bezahlschritt selbst zählt. Unnötige Pflichtfelder und Umwege können Abschlüsse kosten, ganz gleich, welche Zahlart gewählt wird; Ansatzpunkte sammelt unser Beitrag zur Checkout-Optimierung. Ob eine Zahlung direkt vom Konto den Mix günstiger machen kann, beleuchtet der Beitrag zu Open Banking und A2A. Für Ratenkauf und andere Formen des späteren Bezahlens kommen eigene Pflichten hinzu, die unser Beitrag zur BNPL-Regulierung behandelt.

Kennzahlen je Zahlart laufend messen

Eine einmalige Kalkulation veraltet schnell: Konditionen ändern sich, neue Zahlarten kommen hinzu, und der Mix verschiebt sich mit Saison und Sortiment. Sinnvoll ist deshalb ein kleiner Satz von Kennzahlen, der monatlich je Zahlart fortgeschrieben wird:

• Anteil an Bestellungen und am Umsatz
• effektiver Kostensatz nach allen zurechenbaren Kosten
• Quoten für Ausfälle, Rücklastschriften und Rückbuchungen
• Abbrüche im Bezahlschritt, aufgeschlüsselt nach gewählter Zahlart
• Zeit bis zum Geldeingang und gebundenes Kapital
• Deckungsbeitrag je Bestellung nach Zahlart

Die Daten liegen meist verteilt: Bestellungen im Shop, Entgelte beim Zahlungsdienstleister, Ausfälle und Rücklastschriften in der Buchhaltung. Am wenigsten Handarbeit entsteht, wenn Zahlungsdaten automatisch in die Buchhaltung laufen, etwa über eine DATEV-Schnittstelle, und die Zuordnung zur Bestellung schon beim Import passiert. Wer auf Rechnung verkauft, stellt dazu laufend Rechnungen aus; wie Shopware das im ZUGFeRD-Format erledigt, zeigt unser Beitrag zur ZUGFeRD-Standardrechnung in Shopware.

So unterstützen wir bei Zahlarten und Kalkulation

Wir binden Zahlungsanbieter und klassische Zahlarten wie Vorkasse, Rechnung, Lastschrift und Ratenzahlung in Shopware und andere Shopsysteme an und setzen dabei auch Regeln für die Verfügbarkeit im Checkout um. Bei Geschäftskunden gehören Rechnungskauf, Budgetfreigaben und Kostenstellen dazu, Details stehen auf unserer Seite zum B2B-E-Commerce. Für die Kalkulation führen wir Bestell-, Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten so zusammen, dass die Kosten je Zahlart mit wenig Handarbeit sichtbar werden.

Welche Zahlarten zu Ihrem Sortiment und Ihrer Kundschaft passen, klären wir gern in einer Beratung. Grundlage sind Ihre eigenen Zahlen, nicht ein Durchschnitt über den Markt.

Zahlarten nach Deckungsbeitrag führen

Die Zahlart ist ein Kostenfaktor wie Versand und Retouren und verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Die Umsatzanteile des EHI zeigen, welche Zahlarten im Markt Gewicht haben; was sie einen Shop kosten, zeigt erst die eigene Abrechnung. Wer Umsatzanteile, effektive Kostensätze und Ausfälle je Zahlart kennt, kann Konditionen gezielt verhandeln, Regeln im Checkout begründen und teure Zahlarten dort anbieten, wo sie Umsatz bringen. Unser Überblick zu E-Commerce-Lösungen zeigt, wie wir Shops dabei begleiten.