Der Vertrag ist ausgehandelt, die Konditionen stehen, beide Seiten haben unterschrieben – und dann ruft der Einkauf im Vertrieb an, weil niemand sagen kann, wie viel vom vereinbarten Kontingent noch offen ist. Ein Rahmenvertrag lebt nicht von der Unterschrift, sondern von den Abrufen, die über Monate darauf folgen. Genau dieser Teil fehlt in vielen Sortimenten: Preise und Staffeln sind hinterlegt, der Vertrag als solcher ist es nicht. Dieser Beitrag beschreibt, welche vier Größen ein Abrufvertrag braucht, wie ein Abruf technisch aussieht, welche Kanäle ihn tragen, was sich während der Laufzeit ändern darf und wie sich das alles in einem B2B-Shop abbilden lässt. Als Orientierung dient dabei das Vergaberecht – nicht weil es für private Verträge gälte, sondern weil es die Fragen bereits durchbuchstabiert hat, die ein privater Rahmenvertrag ebenfalls beantworten muss.
Was ein Rahmenvertrag im Shop abbildet
Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern oder Sektorenauftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die dazu dienen, die Bedingungen für die öffentlichen Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Preis.
§ 103 Absatz 5 Satz 1 GWB
Die knappste Definition steht im Vergaberecht: Eine Rahmenvereinbarung legt die Bedingungen für Aufträge fest, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, insbesondere in Bezug auf den Preis (§ 103 Absatz 5 Satz 1 GWB). Zwei Dinge stehen in diesem Satz, die im Shop getrennt behandelt werden müssen: die Bedingungen und der Zeitraum. Der Vertrag selbst löst noch keine Lieferung aus; er beschreibt, zu welchen Konditionen spätere Einzelaufträge zustande kommen. Privatwirtschaftlich ist das nicht anders gebaut, nur nicht legal definiert – die Vertragsfreiheit lässt in den gesetzlichen Grenzen, etwa des AGB-Rechts, weiten Gestaltungsspielraum, solange die Leistung bestimmbar bleibt. Und genau diese Bestimmbarkeit ist die Arbeit, die ein Shop übernehmen kann.
Die folgenden Abschnitte zitieren mehrfach aus GWB, VgV, SektVO und VSVgV sowie aus einem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union. Diese Vorschriften gelten für öffentliche Auftraggeber, nicht für privatwirtschaftliche Lieferbeziehungen. Für einen B2B-Shop sind sie Vorbild und Prüfraster: Sie benennen die vier Punkte, an denen ein Rahmenvertrag ohne saubere Regelung in Streit gerät – Menge, Laufzeit, Änderung und Ende. Wer ohnehin öffentliche Auftraggeber beliefert, liest dieselben Stellen zusätzlich als geltendes Recht.
Dass sich der Aufwand lohnt, lässt sich am Gewicht des Geschäfts ablesen. Für Deutschland weist eine Untersuchung im Auftrag des bevh für 2024 einen B2B-Umsatz im E-Commerce aus, der das 4,3-Fache des B2C-Umsatzes erreicht; Umsätze aus EDI sind in dieser Rechnung ausdrücklich nicht enthalten (bevh/Oxford Economics). Auf der Beschäftigungsseite entfallen rund 725 000 Stellen und damit 73 Prozent auf B2B-Unternehmen (bevh/Oxford Economics). Der Teil des Handels, der über Verträge statt über Warenkörbe läuft, ist also kein Randgeschäft. Er ist nur seltener sichtbar, weil er selten über eine Startseite führt.
Vier Größen, die jeder Abrufvertrag braucht
Kontingent
Die Menge, über die der Vertrag läuft – in der Regel in zwei Zahlen: eine Schätzmenge für die Planung und eine Höchstmenge als Grenze. Dazu gehört eine Regel für den Moment, in dem die Grenze erreicht ist.
Laufzeit
Beginn, Ende und die Antwort auf die Frage, was danach passiert. Ein offenes Ende ist keine Laufzeit, sondern eine Verabredung, sich später zu einigen – und im Shop ein Feld, das niemand pflegen kann.
Restmenge
Kontingent minus Summe der Abrufe, sichtbar für beide Seiten. Die Zahl ist rechnerisch trivial und organisatorisch der Kern: Sie entscheidet, ob der nächste Abruf ohne Rückfrage ausgelöst werden kann.
Preisbindung
Welcher Preis für die Laufzeit gilt, woraus er folgt und unter welchen Bedingungen er sich ändert. Ohne Anpassungsregel wird aus jeder Preisänderung eine Nachverhandlung mit offenem Ausgang.
Kontingent: Schätzmenge und Höchstmenge
Die erste Größe ist die Menge, und sie ist selten eine einzige Zahl. Das Vergaberecht verlangt, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben – abschließend festgelegt werden muss es ausdrücklich nicht (§ 21 Absatz 1 Satz 2 VgV). Diese Unterscheidung ist auch privatrechtlich brauchbar: Eine Schätzmenge sagt, womit beide Seiten planen. Sie ist Kalkulationsgrundlage, nicht automatisch Abnahmepflicht. Ob eine Abnahmepflicht besteht, entscheidet allein der Vertrag – und wenn er es nicht sagt, entscheidet es später jemand anderes.
Das EU-Vergaberecht kennt daneben eine zweite Zahl. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat entschieden, dass in der Bekanntmachung sowohl die Schätzmenge beziehungsweise der Schätzwert als auch eine Höchstmenge beziehungsweise ein Höchstwert der zu liefernden Waren anzugeben sind und dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, sobald diese Menge oder dieser Wert erreicht ist (EuGH, Rechtssache C-23/20). Der Tenor knüpft ausdrücklich an die Bekanntmachung an und trifft damit unmittelbar nur öffentliche Vergaben. Als Bauplan für einen privaten Abrufvertrag ist er trotzdem nützlich: zwei Felder statt eines, Schätzmenge für die Planung, Höchstmenge für die Grenze.
Im Datenmodell bedeutet das zwei Felder je Vertragsposition und eine Regel für den Moment, in dem die Höchstmenge erreicht ist. Die Regel kann lauten: weiterer Abruf gesperrt, weiterer Abruf zum Listenpreis, weiterer Abruf als Anfrage an den Vertrieb. Alle drei sind vertretbar, aber sie müssen vor dem ersten Abruf feststehen und in der Oberfläche sichtbar sein. Ein Kontingent, das still überschritten wird, erzeugt Rechnungen, die niemand erwartet hat, und im Zweifel eine Gutschrift. Die Sperre ist in der Entwicklung in der Regel ein überschaubarer Schritt, die Gutschrift kostet Vertrauen.
Laufzeit: wie lange ein Rahmenvertrag trägt
Im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung darf eine Rahmenvereinbarung grundsätzlich höchstens vier Jahre laufen; ein im Gegenstand der Vereinbarung begründeter Sonderfall trägt auch eine längere Laufzeit (§ 21 Absatz 6 VgV). Für Sektorenauftraggeber liegt die Grenze grundsätzlich bei acht Jahren, ebenfalls mit der Möglichkeit angemessen begründeter Sonderfälle (§ 19 Absatz 3 SektVO). Im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich sind es grundsätzlich sieben Jahre, und der Sonderfall ist dort zusätzlich in der Bekanntmachung zu begründen (§ 14 Absatz 6 VSVgV). Keine der drei Zahlen ist eine starre Schranke, und keine gilt für einen privatwirtschaftlichen Liefervertrag.
| Bereich | Regel-Höchstlaufzeit | Sonderfall | Was daraus für den Shop folgt |
|---|---|---|---|
| Vergabeverordnung (VgV) | grundsätzlich vier Jahre | möglich, wenn im Gegenstand der Vereinbarung begründet | Laufzeitfeld mit Beginn und Ende, kein offenes Ende |
| Sektorenverordnung (SektVO) | grundsätzlich acht Jahre | möglich in angemessen begründeten Fällen | Verlängerung als eigener Vorgang, nicht als stille Fortschreibung |
| Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) | grundsätzlich sieben Jahre | möglich, zusätzlich in der Bekanntmachung zu begründen | Begründung gehört in die Vertragsakte, nicht in eine Mail |
| Privatwirtschaftlicher Rahmenvertrag | nach Vereinbarung | Vertragsfreiheit, Grenzen aus dem allgemeinen Recht | Ende und Verlängerungsregel im Kundenkonto hinterlegen |
Praktisch wichtiger als die Höchstdauer ist, was am Ende der Laufzeit passiert. Läuft der Vertrag aus, verlängert er sich stillschweigend, oder ruht er, bis eine neue Runde verhandelt ist? Der Shop braucht dafür ein Datum und eine Regel, keine Notiz im Vertriebssystem. Wer Verträge über mehrere Jahre führt, sollte zusätzlich klären, wie er im Fall eines Systemwechsels an seine Vertragsdaten kommt – die Pflichten aus dem Data Act zum Anbieterwechsel betreffen auch Betreiber, die ihre Vertrags- und Abrufdaten in einem gehosteten System halten.
Restmenge: der Stand, den beide Seiten sehen
Die Restmenge ist keine eigene Vereinbarung, sondern eine Rechnung: Kontingent minus Summe der bisherigen Abrufe. Trotzdem ist sie die Größe, um die es im Alltag geht. Solange sie nur im ERP steht, entsteht genau der Anruf im Vertrieb, mit dem dieser Beitrag beginnt. Die Frage ist deshalb weniger, ob die Zahl existiert, sondern wann sie sich ändert und wer sie sehen darf. Fünf Festlegungen entscheiden darüber, ob die Zahl im Kundenkonto belastbar ist oder nur ungefähr stimmt.
- Der Auslösemoment. Mindert schon das Absenden des Abrufs die Restmenge oder erst die Auftragsbestätigung? Beides ist vertretbar; ungeklärt ist es teuer, weil beide Seiten dann unterschiedliche Stände führen.
- Der Freigabestand. Läuft ein Abruf durch eine Bestellfreigabe, gehört die Menge bis zur Entscheidung in einen reservierten Topf – sichtbar, aber noch nicht verbraucht.
- Der Stornofall. Ein zurückgenommener Abruf muss die Menge zurückgeben, und zwar in derselben Einheit, in der er sie genommen hat. Bei Gebinden und Umrechnungsfaktoren ist das weniger selbstverständlich, als es klingt.
- Die Teillieferung. Wird die Restmenge bei Bestellung oder bei Lieferung fortgeschrieben? Bei langen Lieferzeiten laufen die beiden Stände weit auseinander, und beide werden gebraucht.
- Die Sichtbarkeit. Wer im Kundenkonto darf den Stand sehen – jeder Besteller, nur die Einkaufsleitung, nur mit einer Rolle? Ein Vertragsstand ist eine kaufmännische Information, kein Produktdatum.
Diese Sichtbarkeit ist zugleich ein Schutzthema. Ein Konto, das Restmengen, Vertragspreise und Lieferadressen zeigt, ist für Angreifer wertvoller als ein gewöhnliches Kundenkonto: Dort steht, was ein Wettbewerber gern wüsste. Die Maßnahmen gegen eine Kontoübernahme durch Credential Stuffing gehören deshalb in dasselbe Projekt und nicht in eine spätere Ausbaustufe.
Preisbindung: woraus sie folgt
Die vierte Größe ist der Preis, und hier wird häufig die falsche Vorschrift bemüht. Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB) – das betrifft ein einzelnes Angebot, nicht die Preisstabilität über eine Vertragslaufzeit. Diese Bindung endet, wenn das Angebot abgelehnt oder nicht rechtzeitig angenommen wird (§ 146 BGB). Die Preisbindung über Monate folgt nicht aus dem Angebotsrecht, sondern aus dem Rahmenvertrag selbst: Was dort als Preis für die Laufzeit vereinbart ist, gilt, bis eine vereinbarte Anpassungsregel greift.
Wo eine Partei etwas selbst bestimmen soll – etwa die Abrufmenge je Los oder den Zeitpunkt –, ist im Zweifel anzunehmen, dass die Bestimmung nach billigem Ermessen zu treffen ist (§ 315 Absatz 1 BGB). Für den Shop heißt das: Ein Bestimmungsrecht darf im Formular existieren, aber es braucht Grenzen, die im Vertrag stehen – Mindestabrufmenge, Losgröße, Vorlauffrist. Ein Eingabefeld ohne Grenze verschiebt die Auseinandersetzung nur nach hinten, und zwar in den Moment, in dem eine Lieferung schon unterwegs ist.
Technisch liegt der Vertragspreis selten im Shop selbst, sondern im führenden System. Wie kundenspezifische Preise aus dem ERP in den Shop kommen, entscheidet mit darüber, ob ein Abruf den richtigen Betrag zieht: Zwischengespeicherte Preislisten altern, Live-Abfragen kosten Zeit und gehen bei einer Störung mit. Erfahrungsgemäß trägt eine Zwischenlösung am weitesten – Preisliste im Shop mit Gültigkeitszeitraum je Position, Live-Abgleich nur beim Bestellabschluss, und ein Protokoll, das Abweichungen sichtbar macht, statt sie zu überschreiben.
Der Abruf als Vorgang im Shop
Ein Abruf ist technisch eine Bestellung mit Vertragsbezug. Der Unterschied zur freien Bestellung liegt nicht im Warenkorb, sondern in drei Feldern: Vertragsnummer, Bezug auf die Vertragsposition und laufende Abrufnummer. Fehlt eines davon, lässt sich später nicht mehr sagen, welcher Auftrag welches Kontingent gemindert hat – und genau diese Zuordnung braucht die Rechnungsprüfung auf beiden Seiten. Die drei Felder sind beim Aufbau in der Regel schnell angelegt – deutlich schneller, als eine spätere Klärung ohne sie dauert.
Im Bedienablauf hat sich bewährt, den Vertrag zum Einstiegspunkt zu machen statt der Produktsuche. Der Einkauf öffnet den Vertrag, sieht die vereinbarten Positionen mit Preis und Restmenge, trägt Mengen ein und löst aus. Das ist derselbe Gedanke wie bei der Schnellbestellung für Stammkunden, nur mit einer Mengengrenze und einem Vertrag im Rücken. Die Volltextsuche bleibt daneben bestehen – für alles, was nicht im Vertrag steht und deshalb zum Listenpreis läuft.
{
"vertrag": "RV-2026-0041",
"abruf": 7,
"bestelldatum": "2026-10-02",
"positionen": [
{
"vertragsposition": 3,
"artikel": "4711-16A",
"menge": 240,
"einheit": "STK",
"preis_netto": "4.90",
"preisstand": "2026-01-01",
"kontingent": 12000,
"bereits_abgerufen": 7360,
"rest_nach_abruf": 4400
}
],
"lieferdatum_wunsch": "2026-10-20",
"freigabe": { "status": "erforderlich", "rolle": "einkaufsleitung" }
} Zwei Felder in diesem Beispiel verdienen Aufmerksamkeit. Der Preisstand macht nachvollziehbar, aus welcher Fassung der Preisliste der Betrag stammt; ohne ihn ist jede spätere Prüfung Rekonstruktion. Und die Restmenge nach dem Abruf wird mitgeliefert, nicht nur der Stand davor: Der Empfänger kann damit gegenrechnen, ohne den eigenen Stand zu kennen. Weicht seine Rechnung ab, fällt das beim Abruf auf und nicht erst bei der Jahresabstimmung.
1 4711-10A 6000 5820 0 180
2 4711-12A 9000 4110 600 4290
3 4711-16A 12000 7600 0 4400
laufzeit 2026-01-01 bis 2026-12-31 abrufe bisher: 7
regel bei erreichter höchstmenge: anfrage an den vertrieb
ergebnis: abruf nicht ausgelöst, anfrage angelegt
Welcher Kanal den Abruf trägt
Ein Rahmenvertrag im Shop schließt den maschinellen Weg nicht aus, im Gegenteil. Die amtliche Statistik zeigt, wie sich elektronischer Verkauf in der EU verteilt: 2024 erwirtschafteten EU-Unternehmen rund 19,49 Prozent ihres Gesamtumsatzes elektronisch, davon 8,39 Prozentpunkte über Websites oder Apps und 11,07 Prozentpunkte über EDI-Nachrichten (Eurostat). Der größere Teil dieses elektronischen Umsatzes läuft also über den maschinellen Kanal, während die Zahl der Unternehmen ein anderes Bild zeichnet.
2024 verkauften 17,99 Prozent der EU-Unternehmen ausschließlich über Websites oder Apps, 2,9 Prozent ausschließlich über EDI und 2,7 Prozent über beide Wege (Eurostat). Viele Unternehmen mit Weboberfläche, wenige mit EDI, und der Umsatz überwiegend bei den wenigen: Das ist keine Ungereimtheit, sondern die übliche Verteilung zwischen vielen kleinen und wenigen großen Lieferbeziehungen. Ein Rahmenvertrag sitzt häufig genau an der Nahtstelle zwischen beiden.
Nach Größenklassen wird das deutlich. Unter den kleinen Unternehmen mit elektronischem Verkauf hatten 91,19 Prozent Webverkäufe und 17,52 Prozent Verkäufe über EDI-Nachrichten (Eurostat). Bei mittleren Unternehmen liegen die Kanäle näher beieinander: 78,95 Prozent Web gegenüber 38,26 Prozent EDI (Eurostat). Große Unternehmen erzielten mit 24,24 Prozent den höchsten elektronischen Umsatzanteil, und 14,25 Prozentpunkte davon entfielen auf EDI (Eurostat). Diese Werte beschreiben große Unternehmen als Verkäufer; wie sie selbst bei ihren Lieferanten abrufen, weist die Statistik nicht aus. Wer mit einem Rahmenvertrag in ein großes Haus liefert, sollte darum vorab klären, ob Abrufe über die Weboberfläche oder als EDI-Nachricht kommen.
Auch die Branche entscheidet mit. Im verarbeitenden Gewerbe nahm 2024 fast die Hälfte der EU-Unternehmen mit elektronischem Verkauf Bestellungen über EDI-Nachrichten entgegen – 46,04 Prozent, gefolgt von Verkehr und Lagerei mit 29,02 Prozent (Eurostat). Für einen Lieferanten von Industriekunden heißt das: Die Weboberfläche ist der Zugang für Menschen, die Nachrichtenschnittstelle der Zugang für Systeme, und beide verweisen auf denselben Vertrag.
Ein Rahmenvertrag sollte nicht zweimal existieren – einmal im Nachrichtenstamm und einmal im Shop. Kontingent, Preisliste und Restmenge gehören in eine Quelle, aus der beide Kanäle lesen und in die beide schreiben. Kommt ein Abruf als EDI-Nachricht herein, mindert er dieselbe Restmenge wie ein Abruf aus der Weboberfläche, und der Einkauf sieht im Kundenkonto beide Vorgänge nebeneinander. Getrennte Stände erzeugen genau den Streit, den der Vertrag vermeiden sollte.
Für den Webkanal selbst lohnt ein Blick auf die Kundenart. Vom Webumsatz der EU-Unternehmen entfielen 2024 4,34 Prozent des Gesamtumsatzes auf Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber gegenüber 4,04 Prozent auf Privatkunden (Eurostat). Der weit überwiegende Teil lief dabei über eigene Websites und Apps – 7,08 Prozent des Gesamtumsatzes gegenüber 1,30 Prozent über Marktplätze (Eurostat). Und die Entwicklung zeigt langsam nach oben: Zwischen 2014 und 2024 stieg der Anteil der EU-Unternehmen mit elektronischem Verkauf von 18,93 auf 23,59 Prozent (Eurostat). Gemessen am Umsatz ist im Webkanal der eigene Shop also der übliche Weg, nicht der Marktplatz.
Was sich während der Laufzeit ändern darf
Ein Rahmenvertrag ist kein eingefrorener Zustand, aber auch kein offenes Verhandlungsfenster. Das Vergaberecht formuliert die Grenze für Einzelabrufe knapp: Dabei dürfen keine wesentlichen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden (§ 21 Absatz 2 Satz 3 VgV). Übertragen auf den privaten Vertrag heißt das: Was beim Abruf verhandelt wird, war vorher keine Bedingung – und wer regelmäßig beim Abruf verhandelt, hat keinen Rahmenvertrag, sondern eine Preisliste mit Erinnerungswert.
Für Änderungen am Vertrag selbst kennt das Vergaberecht abgestufte Schwellen. Ohne neues Vergabeverfahren ist eine Änderung unter anderem zulässig, wenn sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert und der Wert der Änderung zugleich unter den Schwellenwerten nach § 106 GWB sowie unter 10 Prozent bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen beziehungsweise 15 Prozent bei Bauaufträgen des ursprünglichen Auftragswertes bleibt (§ 132 Absatz 3 GWB). Das ist eine Bagatellschwelle, keine Obergrenze jeder Änderung: In den Fällen des § 132 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 und 3 GWB darf der Preis um bis zu 50 Prozent des Wertes des ursprünglichen Auftrags erhöht werden (§ 132 Absatz 2 Satz 2 GWB).
Für private Rahmenverträge ist die Lehre aus diesen Schwellen nicht die Zahl, sondern das Prinzip: Änderungen gehören in eine Regel, die bei Vertragsschluss steht, nicht in ein Gespräch im dritten Quartal. Eine brauchbare Anpassungsregel benennt drei Dinge – den Auslöser, den Maßstab und den Zeitpunkt, etwa eine Indexbindung mit festem Stichtag und einer Mitteilungsfrist. Im Shop wird daraus ein Preisstand je Position mit Gültigkeitszeitraum. Der Abruf zieht dann den Preis, der am Bestelltag galt, und die Rechnung lässt sich Monate später ohne Rückfrage nachvollziehen.
Wenn es klemmt: Rüge, Kündigung, Restmenge
Der erste Störfall ist der Mangel. Im beiderseitigen Handelsgeschäft hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung zu untersuchen, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und einen Mangel unverzüglich anzuzeigen (§ 377 Absatz 1 HGB). Entscheidend für den Rahmenvertrag: Die Pflicht knüpft an die einzelne Ablieferung an, nicht an den Vertrag. Jeder Abruf löst sie erneut aus. Wer den ersten Abruf geprüft hat und den zwölften nicht, steht beim zwölften ohne Rüge da.
Der zweite Störfall ist der Abbruch. Soweit ein Rahmenvertrag als Dauerschuldverhältnis ausgestaltet ist – das hängt von der konkreten Gestaltung ab und versteht sich nicht von selbst –, kann ihn jeder Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen (§ 314 Absatz 1 Satz 1 BGB). Diese Kündigung hat zwei Schranken: Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist sie erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig (§ 314 Absatz 2 Satz 1 BGB); und kündigen kann der Berechtigte nur innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem er vom Kündigungsgrund Kenntnis erlangt hat (§ 314 Absatz 3 BGB). Wer eine Pflichtverletzung monatelang protokolliert und dann kündigt, hat die zweite Schranke gegen sich.
- Offene Abrufe. Bleiben bereits ausgelöste, noch nicht gelieferte Abrufe bestehen, oder enden sie mit dem Vertrag? Ohne Regel entsteht Streit über Ware, die bereits in Produktion ist.
- Restmenge ohne Abnahme. Verfällt sie, wird sie abgerechnet, wandert sie in einen Folgevertrag? Jede der drei Antworten ist möglich, keine versteht sich von selbst.
- Preisstand nach dem Ende. Zu welchem Preis wird geliefert, was nach dem Laufzeitende noch aus dem Vertrag fließt – zum Vertragspreis oder zur Liste?
- Daten und Nachweise. Abrufhistorie, Preisstände und Freigaben gehören archiviert, und zwar so lange, wie die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen es verlangen.
- Zugänge im Shop. Ein beendeter Vertrag darf im Kundenkonto sichtbar bleiben, aber nicht mehr auslösbar sein – sonst produziert die Oberfläche Bestellungen ohne Grundlage.
Ausblick: Abrufe und die Rechnung im Übergang
Jeder Abruf endet mit einer Rechnung, und dort läuft eine Übergangsfrist. Für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz bleibt eine Rechnung auf Papier – oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, in einem elektronischen Format, das der gesetzlichen Vorgabe nicht entspricht – nur zulässig, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800 000 Euro betragen hat (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG).
Daneben steht eine zweite Ausnahme, die ohne Umsatzgrenze auskommt: Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) ausgestellt werden, dürfen mit Zustimmung des Empfängers in einem abweichenden elektronischen Format erstellt werden – letztmals für einen vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG). Die 800 000 Euro sind also keine Grenze für jedes elektronische Format, sondern gehören zur ersten Ausnahme. Wer seine Abrufrechnungen über EDI stellt, fällt unter die zweite Regel und braucht die Umsatzgrenze nicht zu prüfen.
Beide Ausnahmen laufen auf denselben Stichtag zu: den letzten vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz (§ 27 Absatz 38 UStG). Für einen Rahmenvertrag, der über dieses Datum hinausreicht, heißt das: Die Abrufe laufen weiter, das Rechnungsformat wechselt mittendrin. Diesen Wechsel plant man besser vor der Vertragsunterschrift als vor der ersten zurückgewiesenen Rechnung – der Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Online-Shops beschreibt die Stufen im Einzelnen.
Aufwand, Reihenfolge und Abnahme
Wie viel ein Bestellvorgang kostet, ist schwer zu messen und leicht zu behaupten. Eine der wenigen veröffentlichten Erhebungen dazu stammt von der HTWK Leipzig: In einer Online-Befragung von 110 Beschaffungsverantwortlichen deutscher Unternehmen von Dezember 2016 bis Januar 2017 kostete ein Bestellvorgang manuell 115 Euro und digitalisiert 67 Euro (HTWK Leipzig). Die Erhebung liegt Jahre zurück und betrifft den indirekten Einkauf; als Zusage für ein eigenes Projekt taugt sie nicht. Als Hinweis darauf, dass der Vorgang und nicht der Artikelpreis der teure Teil einer Bestellung ist, bleibt sie brauchbar.
- Bestandsaufnahme. Welche Verträge gibt es, wo liegen sie, wer pflegt sie? Erfahrungsgemäß finden sich drei Ablagen: das ERP, ein Vertriebsordner und ein Tabellenblatt. Ein Shop-Check macht daraus eine belastbare Liste mit Laufzeiten und Mengen.
- Datenmodell. Vertrag, Position, Schätzmenge, Höchstmenge, Preisstand, Laufzeit – erst als Felder mit Regeln, dann als Oberfläche.
- Abrufmaske. Vertragseinstieg statt Produktsuche, Mengengrenze im Formular, Restmenge sichtbar vor dem Auslösen, Bestätigung mit Vertrags- und Abrufnummer.
- Anbindung. Preis und Bestand aus dem führenden System, Abruf zurück in dasselbe System, ein Abgleichlauf mit Protokoll statt stiller Korrekturen.
- Kanäle. Nachrichteneingang und Weboberfläche auf dieselbe Restmenge legen, danach je einen Testabruf über beide Wege fahren und die Stände vergleichen.
- Abnahme. Ein Abruf über die Höchstmenge hinaus, ein Storno, eine Teillieferung und ein Vertragsende – vier Fälle, die vor dem Livegang einmal durchgespielt gehören.
Welches System dabei führt, ist keine Geschmacksfrage. Liegen Preise und Kontingente im ERP, bleibt das ERP die Quelle und der Shop die Oberfläche; für eine Anbindung an SAP Business One etwa heißt das, den Abruf als Auftrag zurückzuschreiben und den Kontingentstand von dort zu lesen statt ihn im Shop nachzuführen. Wer Vertrags- und Abrufdaten in einem fremden Rechenzentrum verarbeiten lässt, braucht zusätzlich die vertragliche Grundlage dafür – die Pflichten zur Auftragsverarbeitung und Dienstleisterkontrolle gelten auch für ein B2B-Kundenkonto. Alles Weitere ist Zuschnitt, und der beginnt mit der Frage, welche Verträge überhaupt in den B2B-Shop gehören.
Die rechtlichen Angaben stammen aus den amtlichen Fassungen von GWB, VgV, SektVO, VSVgV, BGB, HGB und UStG sowie aus dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union in der Rechtssache C-23/20. Die Werte zum elektronischen Verkauf stammen aus der Statistik von Eurostat für das Jahr 2024; sie beruht auf einer amtlichen Befragung von rund 157 000 Unternehmen aus einer Grundgesamtheit von 1,53 Millionen EU-Unternehmen (Eurostat). Die Angaben zum deutschen E-Commerce stammen aus einer Untersuchung von Oxford Economics im Auftrag des bevh; deren B2B-Werte schließen Umsätze aus EDI aus und sind keine amtliche Erhebung. Die Kostenangaben zum Bestellvorgang stammen aus einer Befragung der HTWK Leipzig aus dem Zeitraum Dezember 2016 bis Januar 2017.
Nein. Die Laufzeitgrenze von grundsätzlich vier Jahren steht in der Vergabeverordnung und gilt für öffentliche Auftraggeber in deren Anwendungsbereich; ein im Gegenstand der Vereinbarung begründeter Sonderfall lässt auch dort mehr zu (§ 21 Absatz 6 VgV). Privatwirtschaftliche Rahmenverträge unterliegen der Vertragsfreiheit und können kürzer oder länger laufen. Als Orientierung bleibt die Zahl trotzdem brauchbar: Wer eine Lieferbeziehung über mehrere Jahre bindet, sollte eine Anpassungsregel für Preise und Mengen darin haben.
In der Regel zwei. Die Schätzmenge sagt, womit beide Seiten planen; das Vergaberecht verlangt dafür, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln, ohne es abschließend festzulegen (§ 21 Absatz 1 Satz 2 VgV). Die Höchstmenge zieht die Grenze: Der Gerichtshof der Europäischen Union verlangt für EU-Vergaben beide Angaben und lässt die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verlieren, sobald die Höchstmenge erreicht ist (EuGH, Rechtssache C-23/20). Für einen privaten Vertrag ist das keine Pflicht, aber ein brauchbares Muster – zusammen mit einer Regel für den Fall, dass die Grenze erreicht wird.
Das entscheidet der Vertrag, nicht die Software – die Software muss die Entscheidung nur abbilden. Üblich sind drei Stände: reserviert ab Auslösung, verbraucht ab Auftragsbestätigung, verbraucht ab Lieferung. Läuft der Abruf durch eine Freigabe, gehört die Menge bis zur Entscheidung in einen reservierten Topf, sonst lässt sich dieselbe Restmenge zweimal verplanen. Im Kundenkonto sollten beide Zahlen sichtbar sein: was reserviert und was endgültig verbraucht ist.
Im beiderseitigen Handelsgeschäft hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung zu untersuchen, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und einen Mangel unverzüglich anzuzeigen (§ 377 Absatz 1 HGB). Die Pflicht knüpft an die einzelne Ablieferung an, also an jeden Abruf erneut, nicht an den Rahmenvertrag als Ganzes. Für den Shop heißt das weniger eine Funktion als eine Information: Lieferavise und Lieferscheine je Abruf gehören ins Kundenkonto, damit die Prüfung überhaupt rechtzeitig stattfinden kann.
Nur nach der Regel, die im Vertrag steht. Das Vergaberecht zieht für Abrufe eine klare Linie: Dabei dürfen keine wesentlichen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden (§ 21 Absatz 2 Satz 3 VgV). Für Änderungen am Auftrag selbst gilt eine Bagatellschwelle von 10 Prozent bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen beziehungsweise 15 Prozent bei Bauaufträgen, jeweils zugleich unter den Schwellenwerten nach § 106 GWB (§ 132 Absatz 3 GWB); in den Fällen des § 132 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 und 3 GWB sind bis zu 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes möglich (§ 132 Absatz 2 Satz 2 GWB). Privatrechtlich bindet Sie keine dieser Zahlen, wohl aber der eigene Vertrag – weshalb eine Indexregel mit Stichtag und Mitteilungsfrist die ruhigere Lösung ist.
Zwei Übergangsregeln laufen nebeneinander und enden am selben Stichtag. Papier oder ein abweichendes elektronisches Format bleibt für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800 000 Euro betragen hat (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG). Für Rechnungen per EDI gilt die Ausnahme ohne Umsatzgrenze, ebenfalls letztmals für einen vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG). Wer Abrufe maschinell abrechnet, sollte den Formatwechsel früh in die Schnittstellenplanung aufnehmen, bevor die Laufzeit eines Vertrags über den Stichtag hinausreicht.