Kassenpflicht 2028 geplant: Shop und Ladenkasse vorbereiten

Die Bundesregierung will eine Kassenpflicht einführen: Wer mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr erzielt, soll seine Kasseneinnahmen künftig mit einem elektronischen Kassensystem aufzeichnen müssen; ausgenommen sind Betriebe mit einem Bargeldumsatz unter 12.000 Euro im Jahr (BMF). Zugleich soll der Papierbon zum 1. Januar 2028 durch einen digitalen Beleg abgelöst werden (Deutscher Bundestag). Das Kabinett hat den Gesetzentwurf am 23. September 2026 beschlossen; Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden. Für Onlinehändler mit Ladengeschäft, Marktstand oder Abholung gegen Barzahlung gehört das Thema trotzdem in die Planung für 2027: Die Kasse soll dann einen Beleg bereitstellen, der elektronisch beim Kunden ankommt, und Shop und Kundenkonto können ihn aufnehmen. Dieser Beitrag ordnet ein, was der Entwurf vorsieht, wo er noch offen ist und wie sich Kasse und Onlineshop über Schnittstellen darauf vorbereiten lassen.

Was der Regierungsentwurf vorsieht

Den Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen hat das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen (BMF). Das Bundesfinanzministerium spricht kurz vom Zweiten Kassengesetz (BMF). Ausgangspunkt sind sogenannte offene Ladenkassen: Kassen ohne elektronische Aufzeichnung, in denen Einnahmen gar nicht oder nur handschriftlich festgehalten werden. Davon gibt es nach Angaben des Ministeriums noch etwa 115.000 (BMF). Ihre Umsätze hält das Ministerium für missbrauchsanfällig (BMF).

Kern des Entwurfs ist ein neuer § 146b der Abgabenordnung. Danach müssen Steuerpflichtige mit einem land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet (Regierungsentwurf). Gemeint ist ein System, das die heutigen Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung erfüllt: Es ist durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt und erzeugt Aufzeichnungen nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, der DSFinV-K (Regierungsentwurf). Nicht unter die Pflicht fallen Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen und deren Umsatz mit Bargeld unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt (Regierungsentwurf). Eine bestimmte Bauform schreibt der Entwurf nicht vor: Registrierkasse, komplexes Kassensystem oder Cloud-Kasse sind gleichermaßen möglich (Regierungsentwurf).

Zwei Schwellen: Gesamtumsatz und Bargeld

Die erste Schwelle knüpft an den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes an (Regierungsentwurf). Das ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze des Unternehmers, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze (Umsatzsteuergesetz). Die Definition stellt auf den Unternehmer ab, nicht auf die Kasse. Für einen Händler, der online und im Laden verkauft, fließt darum auch der Onlineumsatz in die Grenze von 100.000 Euro ein. Wer einen Laden als Ergänzung zum Onlineshop führt, kann damit über der ersten Schwelle liegen, auch wenn an der Ladentheke nur ein kleiner Teil des Umsatzes entsteht. Wie Onlinehandel und stationäres Geschäft insgesamt zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zur Omnichannel-Strategie.

Entscheidend ist darum oft die zweite Schwelle: der Umsatz mit Bargeld unter 12.000 Euro im Kalenderjahr (Regierungsentwurf). Die Begründung betont, dass diese Ausnahme nur gilt, sofern ein Steuerpflichtiger auch Bargeld annimmt (Regierungsentwurf). Wiedergaben formulieren die Grenze unterschiedlich: Selbst die Themenseite des Ministeriums nennt sie einmal mit „unter 12.000 Euro“ und einmal mit „bis zu 12.000 Euro“ (BMF). Maßgeblich ist der Gesetzestext, und der sagt im Entwurf „unter“. Zu unterscheiden ist außerdem, was erfasst und was gezählt wird: Nach der Begründung müssen Barzahlungen und auch Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarten über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden (Regierungsentwurf), für die Ausnahme zählt aber nur der Umsatz mit Bargeld.

• Onlineshop mit Ladengeschäft. Shop und Laden erzielen zusammen mehr als 100.000 Euro, im Laden werden Scheine und Münzen angenommen. Erreicht der Bargeldumsatz 12.000 Euro oder mehr, wäre der Betrieb nach dem Entwurf kassenpflichtig (Regierungsentwurf).
• Abholung gegen Barzahlung. Wer Bestellungen aus dem Shop im Lager oder in der Filiale gegen Bargeld übergibt, erzielt dort Umsatz mit Bargeld. Nach dem Wortlaut zählt er für die zweite Schwelle, auch wenn die Bestellung online begann.
• Marktstand und Messe. Verkäufe an wechselnden Orten gehören zum Gesamtumsatz. Für temporäre und mobile Verkaufsstellen sieht der Diskussionsentwurf einer Ausnahmeverordnung eine Befreiung mit täglicher Nacherfassung vor (BMF-Diskussionsentwurf).
• Verkauf nur über Marktplätze. Wer ausschließlich über einen elektronischen Marktplatz oder eine Plattform verkauft, soll nach dem Diskussionsentwurf befreit sein; die Umsätze zählen bei der Umsatzgrenze trotzdem mit (BMF-Diskussionsentwurf).
• Eigener Onlineshop ohne Bargeld. Die Bargeldausnahme ist nach der Begründung an die Annahme von Bargeld geknüpft (Regierungsentwurf). Eine eigene Ausnahme für den eigenen Onlineshop nennen weder Gesetzentwurf noch Diskussionsentwurf. Wie die Pflicht hier ausgelegt wird, ist offen und gehört vor jeder Investition in die Steuerberatung.

Ab wann die Pflicht greifen soll

Für den Start sieht der Regierungsentwurf eine Übergangsregel vor: Werden die Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschritten, gilt die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 (Regierungsentwurf). Das laufende Kalenderjahr ist damit nach dem Entwurf bereits das Zähljahr. Wer die Grenzen erstmals 2027 oder später überschreitet, fällt unter die Regel für den Normalfall: Die Pflicht greift dann ab dem 1. Juli des Jahres, das auf das Jahr der Überschreitung folgt (Regierungsentwurf). Sie endet mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind (Regierungsentwurf).

Zwischen Referentenentwurf und Kabinettsbeschluss ist das Zähljahr also um ein Jahr vorverlegt worden: von 2027 (Referentenentwurf) auf 2026 (Regierungsentwurf). Auch im parlamentarischen Verfahren kann sich der Text noch ändern. Für die Planung folgt daraus: die Zahlen für 2026 jetzt sichern, weil sie nach dem aktuellen Entwurf entscheiden, Investitionen in Geräte und Schnittstellen aber auf die verabschiedete Fassung abstimmen. Den größeren Zusammenhang der Fristen zeigt unser Fristenkalender 2027 für Onlineshops.

Der digitale Beleg löst den Papierbon ab

Heute gilt die Belegausgabepflicht: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (Abgabenordnung). Der Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden (Kassensicherungsverordnung). Die Pflichtangaben müssen ohne maschinelle Hilfe lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer elektronischen Rechnung stehen (Kassensicherungsverordnung). In der Praxis ist der Papierbon deshalb der Regelfall und der elektronische Beleg die Ausnahme mit Zustimmung.

Der Regierungsentwurf dreht das um. Der neue § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung verlangt, dem Beteiligten einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat über den Geschäftsvorfall bereitzustellen; das Gesetz nennt das Belegbereitstellungspflicht (Regierungsentwurf). Sie soll ab dem 1. Januar 2028 gelten (Regierungsentwurf), und zwar für jeden, der mit einer elektronischen Kasse aufzeichnet, nicht nur für Betriebe, die künftig unter die Kassenpflicht fallen. Eine Pflicht des Kunden, den elektronischen Beleg in Empfang zu nehmen, gibt es nicht (BMF). Der Anspruch auf eine papierhafte Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen; einen Papierbeleg muss der Händler aber nur noch auf Wunsch des Kunden ausgeben (Regierungsentwurf). In der Kassensicherungsverordnung entfällt dazu der Satz über Papierform und Zustimmung, die Pflichtangaben eines Belegs bleiben stehen (Regierungsentwurf).

Technisch ist der Weg damit offen: Die Begründung betont Technologieoffenheit und macht keine Vorgaben, wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt wird (Regierungsentwurf). Viele Kassensysteme, vor allem Cloud-Kassen, können Belege nach der Begründung schon heute per E-Mail, als QR-Code oder auf Wunsch gedruckt ausgeben (Regierungsentwurf). Offen ist dagegen, wie das standardisierte Datenformat im Einzelnen aussehen wird; der Gesetzestext nennt es, beschreibt es aber nicht. Für die Planung heißt das: Die Ausgabe sollte über eine Komponente laufen, die ein neues Format aufnehmen kann, ohne dass Kasse und Shop gleichzeitig umgebaut werden müssen.

Shop und Ladenkasse: wer welchen Beleg führt

Die Pflichten hängen an der Kasse. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen; elektronische Buchhaltungsprogramme zählen ausdrücklich nicht dazu (Kassensicherungsverordnung). Ein Onlineshop, der Bestellungen mit Rechnung abwickelt, taucht in dieser Aufzählung nicht auf. Er wird aber zum naheliegenden Ort, an dem Kundinnen und Kunden ihre Belege wiederfinden: neben der Rechnung aus dem Onlinekauf auch den Kassenbeleg aus der Filiale. Die Rollen bleiben dabei dieselben wie heute: Den steuerlichen Beleg erzeugt und signiert die Kasse, der Shop zeigt ihn an. Wie Kasse, Warenwirtschaft und Shop dafür Bestand und Belegkette teilen, beschreibt der Beitrag zum Anbinden eines Kassensystems an den Onlineshop. Die Rechnung des Onlineshops folgt eigenen Regeln, die der Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Onlineshops zusammenfasst.

1. Kunde erkennen, wenn er es möchte. Kundenkarte, App-Code oder Kundennummer verknüpfen den Kassenvorgang mit dem Konto im Shop. Ohne Erkennung bleibt es beim QR-Code.
2. Vorgang abschließen und signieren. Die Kasse schließt den Vorgang ab, die TSE vergibt Transaktionsnummer, Signaturzähler und Prüfwert.
3. Beleg erzeugen. Die Kasse erzeugt den Beleg im vorgeschriebenen Datenformat mit den Pflichtangaben der Kassensicherungsverordnung.
4. Bereitstellen. Für jeden Kunden als QR-Code am Display, für erkannte Kunden zusätzlich als Eintrag im Kundenkonto.
5. Im Shop ablegen. Der Shop speichert einen Verweis auf den Beleg und zeigt ihn im Konto an, ohne seinen Inhalt zu verändern.
6. Bei Retoure wiederfinden. Umtausch und Erstattung beziehen sich auf die Beleg-ID, gleich ob der Kauf in der Filiale oder online stattfand.

{
  "receipt_id": "K1-2028-000417",
  "source": "pos-store-1",
  "tse_serial": "example-tse-01",
  "transaction_number": 417,
  "signature_counter": 1032,
  "format": "standardized-receipt",
  "provided_via": ["qr-code", "customer-account"],
  "customer_account_id": "c-58213",
  "retrieval_url": "https://shop.example/account/receipts/K1-2028-000417",
  "related_order_id": null
}

Das Beispiel zeigt die Aufteilung: Inhalt und Signatur gehören der Kasse, der Shop hält nur den Verweis und den Abrufweg. So bleibt der Beleg unverändert, auch wenn der Shop sein Layout oder sein Konto umbaut. Weil der Kunde den Beleg nicht annehmen muss (BMF), sollte das Kundenkonto ein Angebot bleiben und keine Voraussetzung für den Kauf werden. Wer dafür Kundenkonten aus einem bestehenden System zusammenführen will, findet die Vorarbeit im Beitrag zu Bestandskunden aus dem ERP im Shop.

Abholung, Marktstand und Marktplatz

Click and Collect verbindet beide Welten. Wird online bezahlt, entsteht an der Abholstelle kein Umsatz mit Bargeld. Wird erst bei der Abholung bar bezahlt, entsteht er dort, und der Vorgang gehört samt Beleg in die Kasse. Für Händler nahe an der Bargeldgrenze kann die Wahl der Zahlarten bei der Abholung also mitentscheiden, ob die Pflicht greift. Wie Reservierung, Abholfrist und Kassenanbindung dabei zusammenspielen, zeigt der Beitrag zur Filialabholung als Prozess.

Für weitere Ausnahmen soll das Ministerium eine Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates erlassen können (Regierungsentwurf). Einen ersten Diskussionsentwurf dieser Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung hat das BMF zum besseren Verständnis veröffentlicht; das eigentliche Verordnungsverfahren soll erst nach Verkündung des Gesetzes beginnen (BMF). Der Diskussionsentwurf mit Stand 22. Juli 2026 enthält unter anderem diese Punkte (BMF-Diskussionsentwurf):

• Wer ausschließlich über eine elektronische Schnittstelle im Sinne des § 25e Absatz 5 des Umsatzsteuergesetzes oder über eine Plattform verkauft, ist befreit, auch für einen gesondert geführten Betriebsteil. Das Umsatzsteuergesetz versteht unter einer solchen Schnittstelle einen elektronischen Marktplatz, eine Plattform, ein Portal oder Ähnliches (Umsatzsteuergesetz). Wie Marktplätze an Shop und Warenwirtschaft angebunden werden, zeigt unsere Seite zu Marktplatz-Schnittstellen.
• Für Zahlungen in temporären oder mobilen Verkaufsstellen, etwa auf Märkten, ist eine Befreiung vorgesehen; die Einnahmen sind aber täglich in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nachzuerfassen.
• Vertrauenskassen ohne Verkaufspersonal sollen nicht unter die Pflicht fallen, ihre Einnahmen werden regelmäßig nacherfasst und der Einsatz dokumentiert.
• Befreite Umsätze zählen trotzdem bei der Umsatzgrenze von 100.000 Euro mit (BMF-Diskussionsentwurf).

Aufwand nach der Rechnung der Bundesregierung

Der Regierungsentwurf beziffert auch die Folgen. Die Bundesregierung rechnet mit 114.800 Kassen, die wegen der Pflicht neu angeschafft werden müssen; rund 27 Prozent der heutigen Kassenplätze sind dabei cloudbasiert (Regierungsentwurf). Für die TSE setzt sie jährliche Gebühren von 93 Euro je TSE an, wobei zwei bis drei Kassen mit einer TSE betrieben werden können (Regierungsentwurf). Unter dem Strich soll der jährliche Erfüllungsaufwand der Wirtschaft trotzdem sinken, um 106.192.000 Euro, vor allem durch die Umstellung vom Papierbeleg auf den digitalen Beleg (Regierungsentwurf).

Fahrplan von 2026 bis 2028

Für die Vorbereitung gibt es einen Vorteil: Die Zahlen für die Prüfung der Schwellen liegen in der Regel schon vor. Nach der Begründung des Entwurfs müssen Steuerpflichtige bereits heute unabhängig von der Kassenform mindestens täglich ihre Einnahmen getrennt nach bar und unbar ermitteln und aufzeichnen (Regierungsentwurf). Wer diese Daten sauber in die Buchhaltung überträgt, etwa über eine DATEV-Schnittstelle (Blog-Beitrag), kann beide Schwellen ohne großen Zusatzaufwand auswerten.

1. Bis Ende 2026: Zahlen sichern. Gesamtumsatz und Bargeldumsatz 2026 getrennt auswerten, einschließlich Abholung, Märkten und Gutscheinen. Nach dem Entwurf ist 2026 das Zähljahr für den Start am 1. Januar 2028 (Regierungsentwurf).
2. Anfang 2027: Kasse prüfen. Hat die vorhandene Kasse eine TSE, ein Kundendisplay und eine Schnittstelle für elektronische Belege? Wer eine offene Ladenkasse führt, plant die Anschaffung.
3. Erstes Halbjahr 2027: Datenmodell festlegen. Kundennummer, Beleg-ID und Abrufweg zwischen Kasse, Warenwirtschaft und Shop definieren.
4. Nach der Verkündung: bauen und testen. Belegausgabe per QR-Code und Kundenkonto umsetzen, Retouren über die Kanäle testen, Mitteilungen an das Finanzamt vorbereiten.
5. Ab 1. Januar 2028: Betrieb. Digitale Belege als Regelfall, Papier nur auf Wunsch, Ausnahmen nach der dann geltenden Verordnung.

So unterstützen wir bei Kasse, Shop und Beleg

Unser Schwerpunkt ist die Verbindung der Systeme. Wir planen und bauen Schnittstellen zwischen Kasse, Warenwirtschaft und Shopware-Shops, gleichen Bestände zwischen Filiale und Onlineshop ab und richten den Belegweg so ein, dass ein Kassenbeleg im Kundenkonto ankommt, ohne dort verändert zu werden. Wie wir Bestände kanalübergreifend abgleichen, beschreibt der Beitrag zum Echtzeit-Bestandssync.

Kassenpflicht und digitaler Beleg sind nach dem Entwurf zwei getrennte Pflichten mit demselben Starttermin. Wer 2027 nutzt, um Kasse, Shop und Kundenkonto auf einen gemeinsamen Belegweg zu bringen, ist auf beide vorbereitet, unabhängig davon, wie die Schwellen in der Endfassung aussehen.